Wissensdatenbank und Abteilungsbereiche

Der Tab Wissen ist die Wissensdatenbank des Unternehmens: Artikel mit Richtlinien, Prozessen, Anleitungen und Antworten auf häufig gestellte Fragen. Der Tab Abteilungen zeigt einen Bereich für jedes Zugriffsprofil (HR, Vertrieb, Finanzen…).

Wer liest was

Jeder Artikel ist für das gesamte Unternehmen oder für eine Abteilung (ein Zugriffsprofil) bestimmt. Ein Abteilungsartikel wird nur von Personen in diesem Profil und vom Team (Inhaber, Admins und Moderatoren) gelesen. Entwürfe sehen nur diejenigen, die sie bearbeiten können.

Der Hilfe-Assistent (die Schaltfläche Hilfe) beantwortet Fragen ebenfalls anhand dieser Artikel – immer nur mit Inhalten, die die fragende Person lesen darf.

Einen Artikel schreiben

1. Öffnen Sie Wissen → Neuer Artikel.
2. Schreiben Sie den Titel und den Text. Nutzen Sie die Schaltflächen für Untertitel, Listen, Fettdruck und Links, und verwenden Sie Vorschau, um das Ergebnis zu sehen.
3. Wählen Sie Wer kann das lesen (gesamtes Unternehmen oder eine Abteilung) und optional eine Kategorie.
4. Wählen Sie Überprüfung alle 1, 3, 6 oder 12 Monate, falls der Inhalt veraltet wird (Preise, Fristen, Richtlinien).
5. Tippen Sie Veröffentlichen – oder Als Entwurf speichern, um später weiterzumachen.

Jedes Speichern behält eine Version. Unter Versionen sehen Sie, wer was und wann geändert hat, und können eine ältere Version wiederherstellen (die aktuelle bleibt in der Chronologie).

Wer schreibt

Der Inhaber, Admins und Moderatoren schreiben überall in der Wissensdatenbank. Damit eine Abteilung ihre eigenen Artikel schreiben kann, öffnen Sie Einstellungen → Nur Eingeladene → Zugriffsprofle, öffnen das Profil und aktivieren Personen in diesem Profil können in der Wissensdatenbank ihrer Abteilung schreiben. Sie erstellen und bearbeiten dann nur die Artikel ihrer Abteilung.

Kategorien, Suche und Überprüfung

• Kategorien (z. B. Richtlinien, Prozesse, Onboarding) werden am unteren Ende der Seite Wissen vom Team verwaltet.
• Die Suche durchsucht Titel und Texte und hebt die gefundenen Wörter hervor.
• Artikel, deren Überprüfungsdatum überschritten ist, zeigen zu überprüfen an. Öffnen Sie den Artikel und tippen Sie Überprüft, noch aktuell (oder bearbeiten Sie ihn), um die nächste Überprüfung einzuplanen.

Abteilungsbereiche

Unter Abteilungen hat jedes Profil eine Seite mit:

• den Artikeln der Wissensdatenbank der Abteilung;
• den Mitteilungen vom Schwarzen Brett, die an diese Abteilung gesendet wurden;
• alles, das für das Profil freigegeben wurde: Themen, Chatrooms, Veranstaltungen, Ordner, Videos und Kurse.

Personen sehen nur die Abteilungen, denen sie angehören; das Team sieht alle.