Bạn có ý tưởng về một workshop, một bài nói chuyện, một bữa tối hoặc một buổi gặp mặt. Bạn biết những người sẽ tham dự. Nhưng bạn chưa bao giờ tổ chức bất cứ điều gì trước đây, và khoảng cách giữa việc nghĩ về nó và thực sự làm nó có vẻ rất xa.
Cơ chế thực tế đơn giản hơn vẻ ngoài của nó. Hầu hết những người tổ chức lần đầu đều suy nghĩ quá mức ở các bước ban đầu và chuẩn bị không đủ cho giờ cuối cùng trước khi mở cửa. Đây là những gì thực sự quan trọng khi bạn bắt đầu từ đầu.
Chọn ngày và địa điểm phù hợp với định dạng sự kiện của bạn
Chọn ngày trước, sau đó tìm không gian. Hãy dành cho mình ít nhất ba tuần nếu bạn cần quảng bá, hoặc hai tuần nếu bạn đã có một nhóm để mời. Các buổi tối trong tuần phù hợp cho các buổi gặp mặt bình thường, chiều cuối tuần cho các workshop hoặc sự kiện gia đình.
Địa điểm không cần phải ấn tượng. Một không gian làm việc chung, một quán cà phê có phòng phía sau, một hội trường cộng đồng hoặc thậm chí phòng khách của ai đó có thể hoạt động nếu số lượng nhỏ. Hãy ghé thăm trực tiếp nếu bạn có thể. Kiểm tra ánh sáng, ghế, nhà vệ sinh gần nhất và liệu bạn có thể nghe thấy tiếng giao thông hoặc nhà bếp qua tường không. Hỏi về thời gian tiếp cận: một số địa điểm đóng cửa sớm hoặc tính phí thêm nếu bạn chạy quá giờ.
Thỏa thuận về chi phí từ trước. Một số nơi tính phí theo giờ, những nơi khác yêu cầu tiền đặt cọc hoặc kỳ vọng chi tiêu tối thiểu tại quầy bar. Lấy nó bằng văn bản, ngay cả khi chỉ là một tin nhắn.
Quyết định bạn sẽ tính phí bao nhiêu và cách mọi người thanh toán
Các sự kiện miễn phí nghe có vẻ dễ hơn, nhưng chúng mang lại tỷ lệ vắng mặt cao hơn. Một mức giá vé nhỏ lọc ra những đăng ký bình thường và bao gồm chi phí của bạn. Ngay cả một số tiền khiêm tốn cũng thay đổi hành vi.
Nếu bạn đang tính phí, hãy suy nghĩ về cách bạn sẽ lấy tiền. Các nền tảng bán vé truyền thống giữ tiền trong nhiều ngày hoặc tuần và lấy một phần trăm. Một cách tiếp cận tốt hơn là nhận thanh toán trực tiếp vào ví của riêng bạn, không có trung gian. Trên Anyza Events bạn có thể tạo một sự kiện, đặt giá vé bằng stablecoin hoặc bitcoin, và được thanh toán trực tiếp vào địa chỉ của bạn khi mỗi vé được bán. Bạn kiểm soát tiền từ lúc bắt đầu.
Đặt một hoặc hai loại vé: vé vào chung và có thể là giá sớm nếu bạn muốn thưởng cho những người cam kết sớm. Tránh các cấu trúc tầng phức tạp cho sự kiện đầu tiên.
Quảng bá mà không dành hết thời gian cho tiếp thị
Viết một mô tả ngắn giải thích những gì sẽ xảy ra, nó dành cho ai và mọi người sẽ nhận được gì từ nó. Thêm ngày, giờ, địa chỉ địa điểm và giá vé. Bao gồm một bức ảnh của không gian hoặc một đồ họa đơn giản nếu bạn có.
Chia sẻ trang sự kiện với các liên hệ của riêng bạn trước: email, nhóm trò chuyện, phương tiện truyền thông xã hội. Yêu cầu bạn bè chuyển tiếp nó. Nếu có một cộng đồng địa phương quan tâm đến chủ đề, hãy đăng nó ở đó với bối cảnh, không chỉ là một liên kết.
Dừng quảng bá một hoặc hai ngày trước sự kiện. Những đăng ký muộn thường không xuất hiện, và bạn cần thời gian để chuẩn bị thay vì theo đuổi con số.
Chuẩn bị danh sách kiểm tra cho ngày hôm trước và sáng hôm đó
Viết ra mọi thứ bạn cần mang theo hoặc sắp xếp: thẻ tên, tài liệu in, nước, máy tính xách tay, biển hiệu cho cửa. Xác nhận thời gian tiếp cận địa điểm và ai sẽ cho bạn vào. Sạc điện thoại của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng hệ thống check-in, hãy kiểm tra nó vào ngày hôm trước. Máy quét mã QR trên điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn là cách đơn giản nhất để theo dõi ai đã đến. Anyza Events tạo một mã QR duy nhất cho mỗi vé, và bạn có thể quét chúng khi mọi người bước vào. Nó chỉ mất vài giây cho mỗi người và tránh được thói quen clipboard và danh sách in ấn luôn gây ra hàng chờ.
Đến sớm. Ba mươi phút là tối thiểu; một giờ là tốt hơn. Sắp xếp phòng, kiểm tra nhiệt độ, đảm bảo ghế hướng đúng hướng. Đặt một biển hiệu bên ngoài nếu lối vào không rõ ràng.
Xử lý mười lăm phút đầu tiên một cách bình tĩnh
Lúc bắt đầu là khi mọi thứ cảm thấy hỗn loạn, ngay cả khi chúng không phải. Mọi người đến theo từng nhóm, hỏi nhà vệ sinh ở đâu, muốn biết liệu họ có thể thanh toán tại cửa không. Hãy có một người bạn hoặc một tình nguyện viên giúp với check-in để bạn tự do trả lời câu hỏi và làm cho mọi người cảm thấy được chào đón.
Nếu ai đó không có vé, hãy quyết định trước liệu bạn sẽ bán tại chỗ hay từ chối họ. Tiền mặt hoặc chuyển ví nhanh chóng hoạt động nếu bạn đã sẵn sàng. Đừng để quyết định làm chậm hàng chờ.
Khi hầu hết mọi người đã vào, đóng cửa và bắt đầu. Những người đến muộn có thể lẻn vào yên tĩnh.
Ghi chú những gì hoạt động tốt và những gì bạn sẽ thay đổi
Sau sự kiện, viết ra ba điều trong khi chúng còn tươi: những gì diễn ra suôn sẻ, những gì gây căng thẳng và những gì bạn sẽ làm khác lần tới. Danh sách này quan trọng hơn bất kỳ cuộc thảo luận chính thức nào.
Nếu bạn thu thập email hoặc chi tiết liên hệ, hãy gửi một tin nhắn cảm ơn ngắn trong vòng hai ngày. Đề cập đến sự kiện tiếp theo nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện. Mọi người quên nhanh chóng, và một lần theo dõi giữ cho động lực sống.
Tổ chức sự kiện đầu tiên của bạn sẽ cảm thấy như rất nhiều công việc nhỏ xếp chồng lên nhau. Đó là. Nhưng khi bạn đã làm xong, sự kiện thứ hai chỉ mất nửa nỗ lực. Đặt một ngày, bán một vài vé, xuất hiện sớm và bắt đầu đúng giờ. Phần còn lại chỉ là chi tiết.
Bình luận