Base de connaissances et espaces départementaux

L'onglet Connaissances est la base de connaissances de l'entreprise : des articles avec les politiques, processus, guides et réponses aux questions fréquentes. L'onglet Départements montre un espace pour chaque profil d'accès (RH, Ventes, Finance…).

Qui lit quoi

Chaque article est destiné à toute l'entreprise ou à un département (un profil d'accès). Un article départemental n'est lu que par les personnes de ce profil et par l'équipe (propriétaire, administrateurs et modérateurs). Les brouillons ne sont vus que par ceux qui peuvent les modifier.

L'assistant d'aide (le bouton Aide) répond aussi aux questions en utilisant ces articles — toujours uniquement ce que la personne qui pose la question peut lire.

Rédiger un article

1. Ouvrez Connaissances → Nouvel article.
2. Rédigez le titre et le texte. Utilisez les boutons pour les sous-titres, listes, gras et liens, et Aperçu pour voir le résultat.
3. Choisissez Qui peut le lire (toute l'entreprise ou un département) et, si vous le souhaitez, une catégorie.
4. Choisissez Réviser tous les 1, 3, 6 ou 12 mois si le contenu devient obsolète (tarifs, délais, politiques).
5. Appuyez sur Publier — ou Enregistrer comme brouillon pour terminer plus tard.

Chaque enregistrement conserve une version. Dans Versions, vous voyez qui a modifié quoi et quand, et vous pouvez restaurer une version antérieure (la version actuelle reste dans l'historique).

Qui rédige

Le propriétaire, les administrateurs et les modérateurs rédigent dans toute la base de connaissances. Pour permettre à un département de rédiger ses propres articles, ouvrez Paramètres → Inviter uniquement → Profils d'accès, ouvrez le profil et activez Les personnes de ce profil peuvent écrire dans la base de connaissances du département. Ils créent et modifient alors uniquement les articles de ce département.

Catégories, recherche et révision

• Les catégories (par exemple Politiques, Processus, Intégration) sont gérées en bas de la page Connaissances par l'équipe.
• La recherche porte sur les titres et les textes et met en surbrillance les mots trouvés.
• Les articles passé leur date de révision affichent à réviser. Ouvrez l'article et appuyez sur Révisé, toujours exact (ou modifiez-le) pour programmer la prochaine révision.

Espaces départementaux

Dans Départements, chaque profil dispose d'une page avec :

• les articles de la base de connaissances du département ;
• les avis du tableau d'affichage envoyés à ce département ;
• tout ce qui a été ouvert au profil : sujets, salons de discussion, événements, dossiers, vidéos et cours.

Les personnes ne voient que les départements dont elles font partie ; l'équipe les voit tous.