Accès sur invitation

Parfois, une partie de votre communauté est réservée à un petit groupe : un sujet et un chat RH pour l'équipe RH uniquement, un salon de mentorat pour quelques étudiants, un événement interne, un dossier de contrats. Avec Accès sur invitation, vous choisissez exactement quels membres peuvent accéder au contenu. Le reste de la communauté ne le voit pas.

Vous pouvez rendre ces éléments accessibles sur invitation :

• Sujets
• Salons de chat
• Événements
• Dossiers de fichiers (la règle s'applique à tout ce qu'il contient, y compris les sous-dossiers)
• Collections vidéo
• Vidéos (non regroupées dans une collection)

Le propriétaire, les administrateurs et les modérateurs configurent le tout et ont toujours accès à tout, invités ou non.

Activer l'accès sur invitation

1. Dans votre communauté, ouvrez Paramètres → Accès sur invitation. Vous verrez vos sujets, salons de chat, événements, dossiers, collections vidéo et vidéos seules, chacun dans son propre groupe.
2. Trouvez l'élément et activez le bouton Accès sur invitation.
3. Pour les sujets, salons de chat, événements et dossiers, choisissez qui voit que cela existe :
   • Visible avec un cadenas : les autres membres ne voient que le nom, avec un cadenas. Pas de contenu.
   • Caché : les autres membres ne savent même pas que cela existe.
4. La liste des invités s'ouvre. Sous Ajouter parmi les membres, recherchez par nom ou @pseudonyme, cochez les personnes et appuyez sur Inviter des membres.

Chaque membre invité reçoit une notification avec un lien vers l'élément.

Dans l'onglet Fichiers, l'équipe a aussi un bouton Dossiers sur invitation qui ouvre le même écran.

Retirer quelqu'un

Ouvrez l'élément dans Paramètres → Accès sur invitation, appuyez sur le nombre d'invités pour voir la liste Invités, et appuyez sur le X (Retirer l'invitation) à côté de la personne. Elle perd immédiatement l'accès.

Pour ouvrir l'élément à tout le monde à nouveau, désactivez le bouton Accès sur invitation.

Ce que voient les personnes non invitées

Rien du contenu. Il n'apparaît pas dans le fil, la recherche, l'IA, les e-mails ou les notifications.

• Visible avec un cadenas : elles ne voient que le nom avec un cadenas. Si elles l'ouvrent, elles reçoivent le message « Réservé aux membres invités. Vous voulez rejoindre ? Demandez au propriétaire, un administrateur ou un modérateur de la communauté. »
• Caché : elles ne le voient pas du tout.

Vidéos et collections

Pour les vidéos et collections vidéo, il n'y a pas d'option « Visible avec un cadenas » : les personnes non invitées ne voient pas la vidéo ou la collection du tout.

• Une vidéo dans une collection suit la règle de la collection. Pour la rendre privée, rendez la collection accessible sur invitation.
• Vous pouvez aussi configurer cela directement dans le formulaire vidéo ou collection : dans Qui peut regarder, choisissez Accès sur invitation (vous choisissez qui le voit) et recherchez les membres là-bas.

Plus d'infos dans Bibliothèque vidéo.

Règles à connaître

• Le sujet principal et le salon de chat principal sont toujours ouverts. Ils affichent « principal — toujours ouvert » et ne peuvent pas être rendus privés. Créez un autre sujet ou salon pour le contenu privé.
• Dossiers : un dossier sur invitation protège tout ce qu'il contient, y compris les sous-dossiers et leurs fichiers. Voir Bibliothèque de fichiers.
• Événements : quand vous rendez un événement accessible sur invitation, son diffusion en direct cesse d'être mise en avant sur la couverture de la communauté.
• Seuls les membres peuvent être invités. Les invités sont choisis parmi la liste des membres de la communauté.

Questions courantes

Les modérateurs peuvent-ils gérer les invitations ? Oui. Le propriétaire, les administrateurs et les modérateurs peuvent activer et désactiver l'accès sur invitation, inviter et retirer des personnes.

Un membre sait-il qu'il a été invité ? Oui, il reçoit une notification avec un lien.

Quelqu'un a partagé le lien vers un sujet privé. D'autres peuvent-ils l'ouvrir ? Non. Quiconque n'est pas invité reçoit au maximum un message de cadenas, jamais le contenu.

Conseils

• Utilisation en entreprise ou en équipe : créez un sujet et un salon de chat par département (RH, Ventes, Finance), rendez-les accessibles sur invitation et invitez chaque équipe.
• Utilisez « Visible avec un cadenas » pour créer du désir : les membres voient qu'un salon VIP existe et peuvent demander à rejoindre.
• Utilisez « Caché » pour les sujets sensibles, comme les contrats ou les décisions internes, pour que personne ne sache même que l'élément existe.