Bibliothèque de fichiers

L'onglet Files est la bibliothèque privée de votre communauté. C'est là que vivent les e-books, présentations, feuilles de calcul, photos, podcasts, enregistrements de cours et liens utiles, organisés en dossiers et faciles à chercher. Seuls les membres peuvent le voir, et il n'apparaît jamais sur Google ni sur d'autres moteurs de recherche.

Le propriétaire, les admins et les modérateurs ajoutent, modifient, déplacent et suppriment. Les membres ouvrent, écoutent et téléchargent. Si un membre n'a rien à voir dans Files, l'onglet ne s'affiche pas pour lui.

Ce que vous pouvez ajouter

Quand vous appuyez sur Add, choisissez l'un de ces quatre types :

• Documents : PDF, PowerPoint, Word, Excel, ePub, OpenDocument, TXT, Markdown ou CSV, jusqu'à 50 Mo chacun.
• Images : JPG, PNG, WebP ou GIF, jusqu'à 5 Mo. Les images sont réduites automatiquement avant le téléchargement.
• Audio : MP3, M4A, WAV, OGG ou FLAC (aussi AAC, Opus et WebM), jusqu'à 300 Mo chacun. Idéal pour les podcasts, les cours enregistrés, la musique et les audiobooks.
• Links : n'importe quelle adresse https://, comme une vidéo YouTube, un site web ou un disque partagé.

Les fichiers vidéo, les fichiers zip et les exécutables ne sont pas acceptés. Pour la vidéo, utilisez la Video library ou ajoutez la vidéo en tant que lien.

Ajouter un élément

1. Dans votre communauté, ouvrez l'onglet Files et appuyez sur Add.
2. Choisissez le type : Documents, Images, Audio ou Links.
3. Déposez le fichier dans la boîte (ou cliquez pour le choisir). Pour un lien, collez l'adresse et appuyez sur Continue.
4. Le fichier se télécharge et l'IA le lit et remplit Title, Short description, Category et Folder. Vérifiez ce qu'elle a écrit et changez ce que vous voulez.
5. Choisissez Who can see it et, si vous le souhaitez, Link to un événement, sujet ou chat room.
6. Appuyez sur Add.

Les fichiers de plus de 6 Mo se téléchargent par parties, avec une barre de progression montrant combien de Mo ont été envoyés. Si la connexion s'interrompt, le téléchargement s'interrompt et réessaie automatiquement. Si la page se ferme, appuyez sur Add à nouveau et choisissez le même fichier : il reprend où il s'était arrêté (sur le même navigateur, dans environ 20 heures). Vous pouvez arrêter avec Cancel upload. Si vous avez choisi le mauvais fichier, appuyez sur Replace.

Comment l'IA remplit les détails

• Fichiers PDF et texte : elle lit les premières pages.
• Images : elle regarde l'image.
• Liens : elle lit la page.
• Audio, PowerPoint, Word, Excel et ePub : elle utilise uniquement le nom et le type de fichier, alors vérifiez le titre et la description plus attentivement.

L'IA suggère une catégorie que vous utilisez déjà et l'un de vos dossiers existants quand c'est approprié. C'est gratuit, jusqu'à 30 lectures par jour par communauté. Le formulaire montre combien vous reste aujourd'hui. Quand elles s'épuisent, remplissez les champs vous-même. Si l'IA n'a pas pu lire un fichier, appuyez sur Fill in with AI pour réessayer, ou tapez les détails.

Dossiers

• Appuyez sur New folder pour en créer un à votre emplacement actuel. Les dossiers peuvent aller jusqu'à 3 niveaux de profondeur (un dossier, un sous-dossier et un autre à l'intérieur).
• Sur une carte de dossier, utilisez Rename, Move (vers la racine ou dans un autre dossier, avec tout ce qu'il contient) ou Delete folder. Un dossier doit être vide avant de le supprimer.
• Pour changer le dossier d'un élément, modifiez l'élément et choisissez un autre Folder.

Couvertures

Les documents, l'audio et les liens peuvent avoir une Cover (optional). Elle s'affiche dans la liste à la place de l'icône.

• PDF : quand vous téléchargez un PDF, sa première page est suggérée comme couverture automatiquement. Conservez-la, changez-la ou supprimez-la.
• Upload image pour utiliser votre propre image.
• Use the PDF's first page apparaît quand vous modifiez un PDF qui a été ajouté sans couverture.
• Remove cover la supprime.

Les images n'ont pas besoin de couverture : l'image elle-même est affichée.

En vedette et épingé

• L'étoile (Feature) met un élément dans la bande Featured en haut d'All files, quel que soit le dossier où il se trouve. Les membres le voient dès qu'ils ouvrent l'onglet.
• L'épingle (Pin to top) garde un élément en haut de son dossier, avec un label Pinned.

Appuyez à nouveau sur l'étoile ou l'épingle pour annuler.

Qui peut voir chaque élément

Quand vous ajoutez ou modifiez un élément, choisissez Who can see it :

• All members.
• Subscribers, à partir du Minimum plan que vous choisissez. Cette option ne s'affiche que si la communauté dispose de plans d'abonnement.
• Moderators : le propriétaire, les admins et les modérateurs.
• Owner only.

Le propriétaire, les admins et les modérateurs voient aussi les éléments marqués pour les abonnés. Les éléments avec une restriction affichent un cadenas et la règle pour l'équipe.

Dossiers réservés aux invités

Un dossier peut être ouvert uniquement aux membres de votre choix, comme un dossier pour l'équipe RH. La règle couvre tout ce qui s'y trouve, y compris les sous-dossiers. Configurez-le avec le bouton Invite-only folders dans Files, ou dans Settings → Invite only. Selon le paramètre, les autres membres voient uniquement le nom du dossier avec un cadenas, ou rien du tout. Voir Invite only.

Trouver des choses

• Search files… cherche dans les titres, descriptions, catégories et noms de fichiers, sur tous les dossiers.
• Les filtres All, Documents, Images, Audio et Links réduisent ce que vous voyez. Le filtre que vous choisissez est mémorisé dans votre navigateur quand vous ouvrez des dossiers, revenez en arrière ou accédez au menu de la communauté, jusqu'à ce que vous appuyiez sur All.
• Le chemin du dossier en haut (commençant par All files) montre où vous êtes. Appuyez sur n'importe quelle partie pour y accéder.
• Back vous ramène au dossier ci-dessus, ou hors d'une recherche.
• La recherche de la communauté trouve aussi les fichiers.
• Un élément lié à un événement s'affiche sur la page de l'événement comme « N files from this event ».

Ouvrir, écouter et télécharger

• Open affiche le document ou l'image, ou accède au lien.
• L'audio se lit directement dans la liste, avec son propre lecteur.
• Le bouton download enregistre les documents et l'audio avec le nom de fichier original.

Les fichiers s'ouvrent uniquement pour les personnes autorisées à les voir. Une adresse partagée n'ouvre pas le fichier pour quelqu'un en dehors de la règle.

Signaler

Les membres peuvent signaler n'importe quel élément avec le bouton de drapeau. Le rapport va directement à la modération Anyza.

Espace et prix

Chaque communauté a 500 Mo gratuits. L'équipe voit « X sur Y utilisés » en bas de l'onglet Files.

Besoin de plus ? Seul le propriétaire peut l'acheter :

1. En bas de Files, appuyez sur Add space.
2. Choisissez combien de packs supplémentaires de 1 Go vous voulez (jusqu'à 50).
3. Appuyez sur Save space.

Chaque 1 Go supplémentaire coûte 3 crédits par jour, facturés au propriétaire lors du règlement quotidien avec le reste. Exemple : 2 Go supplémentaires = 6 crédits par jour. Pour ajouter de l'espace, votre solde doit couvrir au moins une semaine des nouveaux packs. Vous pouvez le réduire plus tard, tant que ce qui est stocké rentre dedans. Vous pouvez suivre le coût dans Settings → Credit usage.

Quand l'espace est plein, les nouveaux téléchargements sont refusés jusqu'à ce que vous supprimiez des fichiers ou que le propriétaire ajoute de l'espace.

Téléchargements en attente de détails

Si vous téléchargez un fichier et fermez la page avant d'appuyer sur Add, il n'est pas perdu. La prochaine fois que vous ouvrez Files, vous verrez « files you sent are waiting for their details », avec la suggestion de l'IA déjà enregistrée. Appuyez sur Finish pour l'ajouter ou Discard pour le supprimer. Les téléchargements laissés en attente pendant 7 jours sont supprimés automatiquement.

Questions courantes

Les membres peuvent-ils télécharger des fichiers ? Non. Seul le propriétaire, les admins et les modérateurs ajoutent, modifient et suppriment des éléments.

Pourquoi un membre ne peut-il pas voir un fichier ? Vérifiez Who can see it, le plan minimum, et si l'élément se trouve dans un dossier réservé aux invités.

La suppression d'un élément libère-t-elle de l'espace ? Oui. Le fichier et sa couverture sont supprimés du stockage. La suppression ne peut pas être annulée.

Conseils

• Échantillon gratuit, matériel complet pour les abonnés : gardez un chapitre ou un cours pour tous les membres et le reste pour les abonnés. Cela aide à vendre le plan.
• Mettez en vedette vos fichiers « commencer ici », comme les règles ou un guide de bienvenue, pour que les nouveaux les trouvent en premier.
• Liez les fichiers aux événements : mettez les diapositives d'une diffusion en direct dans l'événement, et les participants les trouveront sur la page de l'événement.