Base de conocimiento y espacios por departamento

La pestaña Knowledge es la base de conocimiento de la empresa: artículos con políticas, procesos, guías y respuestas a preguntas frecuentes. La pestaña Departments muestra un espacio para cada perfil de acceso (HR, Sales, Finance…).

Quién lee qué

Cada artículo es para toda la compañía o para un departamento (un perfil de acceso). Un artículo de departamento lo leen solo las personas en ese perfil y el equipo (propietario, administradores y moderadores). Los borradores los ve solo quien pueda editarlos.

El asistente de ayuda (el botón Help) también responde preguntas usando estos artículos — siempre solo lo que la persona que pregunta puede leer.

Escribir un artículo

1. Abre Knowledge → New article.
2. Escribe el título y el texto. Usa los botones para subtítulos, listas, negrita y enlaces, y Preview para ver el resultado.
3. Elige Who can read it (toda la compañía o un departamento) y, si quieres, una category.
4. Elige Review every 1, 3, 6 o 12 meses si el contenido se queda obsoleto (precios, plazos, políticas).
5. Pulsa Publish — o Save as draft para terminar después.

Cada guardado mantiene una versión. En Versions ves quién cambió qué y cuándo, y puedes restaurar una versión anterior (la actual se queda en el historial).

Quién escribe

El propietario, administradores y moderadores escriben en cualquier parte de la base de conocimiento. Para permitir que un departamento escriba sus propios artículos, abre Settings → Invite only → Access profiles, abre el perfil y activa People in this profile can write in the department's knowledge base. Entonces crean y editan solo los artículos de ese departamento.

Categorías, búsqueda y revisión

• Categories (por ejemplo Policies, Processes, Onboarding) se gestionan al final de la página Knowledge por el equipo.
• La search busca en títulos y textos y destaca las palabras encontradas.
• Los artículos pasada su fecha de revisión muestran to review. Abre el artículo y pulsa Reviewed, still right (o edítalo) para programar la próxima revisión.

Espacios por departamento

En Departments, cada perfil tiene una página con:

• los artículos de la base de conocimiento del departamento;
• los avisos del tablón de anuncios enviados a ese departamento;
• todo lo que se abrió al perfil: temas, salas de chat, eventos, carpetas, vídeos y cursos.

Las personas ven solo los departamentos de los que forman parte; el equipo los ve todos.