Bir workshop, konuşma, akşam yemeği veya buluşma etkinliği için bir fikriniz var. Katılacak insanları biliyorsunuz. Ama hiç organize etmemiş olduğunuzdan, fikir ile gerçekleştirme arasındaki mesafe çok geniş görünüyor.
Mekanizması göründüğünden daha basit. Çoğu ilk kez organize eden kişi başlangıç aşamalarını aşırı düşünür ve kapılar açılmadan önceki son saate hazırlık yapmaz. Sıfırdan başlarken gerçekten önemli olan şeyler bunlar.
Tarih ve mekanı formatınıza uygun seçin
Önce tarihi seçin, sonra mekan bulun. Tanıtım yapmanız gerekiyorsa en az üç hafta, zaten davet edecek bir grubunuz varsa iki hafta verin. Hafta içi akşamları rahat buluşmalar için, hafta sonu öğleden sonraları workshop veya aile etkinlikleri için uygundur.
Mekanın etkileyici olması gerekmez. Sayılar az ise bir coworking alanı, arka odası olan bir kafe, bir toplum merkezi veya birinin oturma odası işe yarayabilir. Mümkünse kişi olarak ziyaret edin. Aydınlatmayı, sandalyeleri, en yakın tuvaletleri kontrol edin ve duvarlardan trafik veya mutfak sesi gelip gelmediğini dinleyin. Giriş saatleri hakkında sorun: bazı mekanlar erken kapanabilir veya süre aşarsanız ekstra ücret talep edebilir.
Maliyeti önceden yazılı olarak belirleyin. Bazı yerler saatlik ücret alır, diğerleri depozito ister veya bar da minimum harcama bekler. Yazılı olarak alın, hatta sadece bir mesaj bile olsa.
Ne kadar ücret alacağınıza ve ödeme yöntemine karar verin
Ücretsiz etkinlikler daha kolay görünse de, daha yüksek katılmama oranına sahiptir. Küçük bir bilet fiyatı, rasgele kayıtları filtreler ve maliyetlerinizi karşılar. Küçük bir miktar bile davranışı değiştirir.
Ücret alıyorsanız, parayı nasıl alacağınızı düşünün. Geleneksel bilet platformları fonları günler veya haftalar boyunca tutar ve bir yüzde alır. Daha iyi bir yaklaşım, parayı doğrudan kendi cüzdanınıza almaktır, aracı olmadan. Anyza Events üzerinde bir etkinlik oluşturabilir, bilet fiyatını stablecoin veya bitcoin cinsinden belirleyebilir ve her bilet satıldığında doğrudan adresinize ödeme alabilirsiniz. Başından itibaren parayı kontrol altında tutarsınız.
Bir veya iki bilet türü belirleyin: genel giriş ve belki erken kayıt yapanları ödüllendirmek istiyorsanız erken kuş fiyatı. İlk etkinliğiniz için karmaşık katman yapılarından kaçının.
Pazarlamaya tüm zamanınızı harcamadan tanıtım yapın
Ne olacağını, kimin için olduğunu ve insanların bundan ne kazanacağını açıklayan kısa bir açıklama yazın. Tarih, saat, mekan adresi ve bilet fiyatını ekleyin. Mekanın bir fotoğrafını veya basit bir grafik ekleyin.
Etkinlik sayfasını önce kendi kontaklarınızla paylaşın: e-posta, grup sohbetleri, sosyal medya. Arkadaşlarınızdan iletmelerini isteyin. Konuyla ilgilenen yerel bir topluluk varsa, sadece bir bağlantı değil, bağlam ile paylaşın.
Etkinlikten bir veya iki gün önce tanıtımı durdurun. Son dakika kayıtları genellikle katılmaz ve hazırlık yapmak için sayı kovalamaktan daha fazla zamana ihtiyacınız vardır.
Etkinlikten bir gün önce ve sabah için bir kontrol listesi hazırlayın
Getirmeniz veya düzenlemeniz gereken her şeyi yazın: isim kartları, basılı materyaller, su, bir dizüstü bilgisayar, kapı için bir işaret. Mekan erişim saatini ve sizi kimin içeri alacağını onaylayın. Telefonunuzu şarj edin.
Bir kayıt sistemi kullanıyorsanız, etkinlikten bir gün önce test edin. Telefonunuz veya tabletinizde bir QR kod tarayıcısı, kimin geldiğini takip etmenin en basit yoludur. Anyza Events her bilet için benzersiz bir QR kod oluşturur ve insanlar içeri girerken tarayabilirsiniz. Her kişi için saniyeler alır ve her zaman kuyruk oluşturan pano ve basılı liste rutinini önler.
Erken gelin. Otuz dakika minimum; bir saat daha iyidir. Odayı hazırlayın, sıcaklığı kontrol edin, sandalyelerin doğru yöne baktığından emin olun. Giriş açık değilse kapı dışına bir işaret koyun.
İlk on beş dakikayı sakin bir şekilde yönetin
Başlangıç, olmasa bile kaotik hissettiren zamandır. İnsanlar gruplar halinde gelir, tuvaletlerin nerede olduğunu sorar, kapıda ödeyip ödeyemeyeceklerini bilmek ister. Kayıt işleminde yardımcı olması için bir arkadaş veya gönüllü bulun, böylece siz soruları cevaplamak ve insanları hoş karşılamak için özgür olursunuz.
Birinin bileti yoksa, önceden kapıda satıp satmayacağınıza veya onları geri çevirip çevirmeyeceğinize karar verin. Nakit veya hızlı bir cüzdan transferi işe yarar. Kararın hattı yavaşlatmasına izin vermeyin.
Çoğu insan içeri girdikten sonra kapıyı kapatın ve başlayın. Geç kalanlar sessizce içeri girebilir.
Neyin işe yaradığını ve ne değiştireceğinizi not edin
Etkinlikten sonra, taze iken üç şeyi yazın: neyin sorunsuz gittiği, neyin stres yarattığı ve bir sonraki seferde ne yapacağınız. Bu liste herhangi bir resmi değerlendirmeden daha önemlidir.
E-posta veya iletişim bilgileri topladıysanız, iki gün içinde kısa bir teşekkür mesajı gönderin. Bir sonraki etkinliği planlıyorsanız bahsedin. İnsanlar çabuk unutur ve bir takip momentum canlı tutar.
İlk etkinliğinizi düzenlemek, bir araya toplanmış birçok küçük görev gibi hissettiriyor. Öyle. Ama bir kez yaptıktan sonra, ikincisi yarı çaba alır. Bir tarih belirleyin, birkaç bilet satın, erken gelin ve zamanında başlayın. Geri kalan sadece detaylar.
Yorumlar