У вас есть дата, спикер и примерное представление о том, что получат участники. Теперь нужно решить, проводить ли мероприятие очно, онлайн или одновременно в обоих форматах. Выбор зависит не от трендов и не от того, что делают другие организаторы. Он зависит от того, кого вы хотите собрать, какое взаимодействие важно и что вы сможете реально организовать в день проведения.
Очный формат, когда люди должны встретиться друг с другом
Очное мероприятие имеет смысл, когда основная ценность — в разговорах, которые происходят до начала сессии, во время перерыва или после последнего вопроса. Воркшоп, где участники работают в парах над задачей. Презентация продукта, где люди должны увидеть его своими глазами. Встреча сообщества, где половина смысла — это узнать в лицо людей, которых вы знали только по никнеймам.
Очный формат выбирают и тогда, когда важна сама атмосфера места. Открытие галереи нужно проводить там, где висят картины. Дегустацию — там, где есть еда. Встречу биткоин-сообщества в кафе, которое принимает Lightning, невозможно заменить видеозвонком.
Минус — охват. Вы теряете всех, кто не может приехать в место проведения: из-за расстояния, стоимости билета, необходимости присмотра за детьми или множества других причин. Плюс добавляется организационная работа: поиск помещения, проверка проектора, подготовка достаточного количества стульев. Если зарегистрировалось двадцать человек, а пришло пять — зал выглядит пустым. Если пришло пятьдесят, а вы рассчитывали на двадцать — люди стоят в коридоре.
Онлайн, когда география не должна быть препятствием
Онлайн-мероприятие убирает барьер расстояния. Человек из Найроби может присоединиться к сессии, которую проводят в Лиссабоне, без авиабилета. Родитель может подключиться после того, как уложит детей спать. Студент без денег на дорогу может задать вопрос.
Этот формат хорошо работает для лекций, панельных дискуссий, демонстраций и сессий вопросов-ответов, где основная ценность — в контенте. Он также подходит, если вы хотите записать сессию и поделиться ею позже, потому что техническая подготовка проще и звук чище.
Сложность — удержать внимание. У людей открыто множество вкладок. Они присоединяются на пять минут позже или уходят раньше. Чат может казаться криком в пустоту, особенно если участников больше дюжины и никто активно не модерирует. Также нужно, чтобы у всех было стабильное соединение и базовое понимание платформы, что не всегда гарантировано.
Еще один момент — часовые пояса. Если аудитория разбросана по континентам, кто-то будет присоединяться в неудобное время. Можно менять расписание или записывать всё, но оба варианта не идеальны.
Гибридный формат, когда вы хотите оба варианта и готовы к дополнительной работе
Гибридное мероприятие пытается обслужить две аудитории одновременно: людей в зале и людей, смотрящих из дома. Звучит как лучшее из обоих миров, но обычно это означает вдвое больше работы и выше риск, что что-то пойдёт не так.
Вам нужна камера, которая хорошо показывает спикера, микрофоны, которые ловят вопросы из зала, экран, чтобы очная аудитория видела удалённых участников, и человек (не спикер), который управляет техникой. Также нужно убедиться, что онлайн-аудитория не чувствует себя второсортной. Если все интересные разговоры происходят очно, а удалённые участники только смотрят в молчании — это не гибридное мероприятие. Это просто трансляция приватного события.
Гибридный формат работает, когда контент структурирован и у вас есть помощник. Воркшоп, где упражнения проходят в отдельных комнатах онлайн и за столами в зале. Панель, где часть гостей подключается удалённо, а другие сидят на сцене. Встреча сообщества, где постоянные участники присоединяются откуда угодно, а новички впервые посещают место проведения.
Хороший пример — крипто-встреча, которая проходит ежемесячно в одном городе. Обычно это очный формат, но когда спикер не может приехать или организаторы хотят включить кого-то из другого региона, они добавляют видеоссылку и модератора, который читает вопросы из чата. Такая гибридная сессия происходит раз-два в год, а не каждый раз, потому что требует больше усилий и подходит не для каждой темы.
Выбирайте формат до выбора платформы
Формат, который вы выбираете, должен определиться раньше, чем инструменты. Если вы проводите очное мероприятие и хотите, чтобы люди платили биткоином, вам нужен способ выпустить билеты, отправить подтверждения и проверить людей при входе без таблицы в Excel и распечатанного списка. Anyza Events это решает: билеты, оплаченные крипто, отправляются на почту покупателя, проверяются по QR-коду, деньги идут прямо в ваш кошелёк.
Если вы проводите онлайн-мероприятие, вам нужна видеоплатформа и способ отправить ссылку только зарегистрировавшимся или оплатившим участникам. Если гибридный формат — вам нужны оба и план, как их соединить.
Худший сценарий — выбрать гибридный формат, потому что он звучит инклюзивно, а потом обнаружить в день проведения, что удалённые участники не слышат вопросы, очная аудитория не видит слайды, а вы слишком заняты решением технических проблем, чтобы вообще вести мероприятие.
Один формат на мероприятие, не один формат навсегда
Вам не нужно придерживаться одного подхода для всех мероприятий, которые вы организуете. Ежегодная конференция может быть очной, потому что люди ожидают путешествия и нетворкинга. Ежемесячный Q&A может быть онлайн, потому что это проще поддерживать. Разовый воркшоп с гостем из другой страны может быть гибридным, потому что это единственный способ это организовать.
Формат должен соответствовать цели. Если цель — собрать локальное сообщество, встречайтесь очно. Если цель — поделиться знаниями с максимальным количеством людей, идите онлайн. Если цель — соединить две группы, которые иначе не пересекались бы, гибридный формат может быть стоит усилий.
Начните с одного формата, посмотрите, как это пойдёт, и скорректируйте в следующий раз. Формат — это инструмент, а не философия.
Комментарии