7時にドアを開けると、5分後には12人が廊下に並んでいます。自宅でチケットを印刷した人は車に置き忘れてしまいました。確認メールを持っている人もいますが、スマートフォンの画面が割れているためQRコードが見つかりません。2枚のチケットを異なる名前で購入した人は、友人2人が行列の両端に分かれてしまっています。一方、時間通りに到着した人たちはイライラし始めており、あなたはまだ挨拶もしていません。
遅いチェックインはイベント開始前から雰囲気を台無しにします。解決策は複雑ではありませんが、事前の準備と事前に決めておくべき判断が必要です。
入口を遅くしている原因は何か
ボトルネックはスキャン自体ではなく、有効なチケットが何かについての混乱、誰が誰を保証できるのか、そして誰かの名前がリストにないのに支払ったと主張している場合の対応です。
印刷されたスプレッドシートで手作業でチェックインしている場合、スクロール、目を凝らす、人々に名前を2回スペルするよう求めるのに時間を費やします。QRコードを使用していても、スキャナーを持っている人が1人だけの場合、その人が単一障害点になります。Wi-Fiが不安定で、チェックインアプリがリストを毎回更新する必要がある場合、行列が増える中でくるくる回る画面を待つことになります。
もう1つの一般的な問題は、チケットを友人に転送してあなたに知らせない人、または他の誰かのQRコードをスクリーンショットする人です。チケットがスキャンされた瞬間に使用済みとしてマークされない場合、同じコードが2回表示される可能性があり、部屋が満員になるまで気付きません。
オフラインで機能するQRチェックインの設定
最も簡単な解決策は、すべてのチケットに一意のQRコードを生成し、ゲストリストをドアで使用しているデバイスに保存することです。そうすれば、ライブインターネット接続に依存する必要がなく、スキャンは1～2秒で完了します。
Anyza Eventsでチケットを購入すると、注文に関連付けられたQRコード付きのPDFが届きます。スマートフォンまたはタブレットのチェックインページを開き、コードをスキャンすると、システムがそのチケットを使用済みとしてマークします。誰かが同じコードを再度表示しようとすると、警告が表示されます。ゲストリスト全体がブラウザに保存されているため、会場に信号がなくても機能します。
ドアで手動で人を追加することもできます。これは最後の瞬間のウォークインや無料エントリーに便利です。オンラインに戻ると、すべてが同期されます。登録のある無料イベントを実行している場合も、同じアプローチが適用されます。サインアップ時に全員がQRコードを取得し、スキャンして出席を確認します。
1人がすべてをしていない入口の整理
高速スキャンでも、同じ10分間に20～30人以上が到着する場合、単一のチェックポイントは行列を作成します。解決策は作業を分割することです。
1人がチケットをスキャンします。別の人が質問に対応し、アルコールを提供している場合はIDをチェックするか、人々をクロークルームに案内します。群衆が予想される場合は、2つのスキャンステーションを設置し、アルファベットまたはチケットタイプを分割します。アーリーバードチケット保有者は左に、通常のチケットは右に、または姓A～Mは1つのラインを使用し、N～Zは別のラインを使用します。
ドアにいる両方の人がチェックインシステムにアクセスできることを確認してください。電話を使用している場合は、同じアカウントでサインインした2つのブラウザまたは2つのデバイスでページを開きます。最初のゲストが到着したときではなく、イベント開始前にこれをテストしてください。
QRコードが機能しない場合の対処方法
画面の明るさが低すぎる、PDFが破損した、または誰かが角度でチケットを撮影したため、コードがスキャンされないことがあります。議論を始めることを含まないバックアップ計画を用意してください。
ゲストリスト全体のコピーをスマートフォンに保存します。シンプルなテキストファイルまたはスプレッドシートで十分です。名前またはメールで検索できます。誰かがリストにいて、QRコードが協力しない場合は、手動でチェックインとしてマークし、通してください。トラブルシューティング中に彼らを脇に置くよりも速いです。
誰かがチケットを購入したと主張しているが、どこにも名前が見つからない場合は、確認メールまたは支払い領収書を求めてください。どちらかを見せることができれば、彼らを中に入れて、後で整理してください。できない場合は、容量がある場合はドアでチケットを販売するか、連絡先の詳細を取得してイベント後にフォローアップしてください。行列を保持して調査することはめったに良い結果で終わりません。
最初の15分をリハーサルする
スムーズなチェックインと混乱したチェックインの違いは、通常、人々が到着する前にプロセスを練習したかどうかによります。ドアが開く1時間前に、手伝ってくれる人と一緒に入口を歩いてください。
テストチケットをスキャンして、システムが機能していることを確認します。チェックイン後、人々がどこに立つかを決定します。ドアの正面にクラスターしている場合、次の人は通過できません。「QRコードの準備をしてください」と書かれた看板を立てて、人々が行列の前にいる間にスマートフォンで操作しないようにします。
ドアでチケットを販売している場合は、ウォークイン用に別のテーブルを設置して、メインキューをブロックしないようにします。支払いリンク付きの電話、現金ボックス、領収書帳など、その場でチケットを受け入れて発行する方法があることを確認してください。
照明をチェックしてください。入口が薄暗い場合、スキャナーはコードの読み取りに苦労するかもしれません。安価なクリップ式の電話ライトでこれを解決できます。
次のイベントで試してみる
QRチェックインを使用したことがない場合は、実験する余裕がある小規模なイベントから始めてください。15人のミートアップは良いテストケースです。支払い前のチケット付きイベントの圧力なしにシステムの動作を学ぶことができます。
Anyza Eventsでイベントページを設定し、ゲストにチケットリンクを送信し、到着前にいくつかのコードをスキャンする練習をしてください。5分以内に、電話がそれをうまく処理するか、より大きな画面のタブレットが必要かどうかがわかります。
一度やったら、次のイベントはもっと速くなります。そしてドアの行列は短くなります。つまり、最初の15分を待つことについて謝罪する代わりに、人々と話をすることができます。
コメント