ワークショップ、トークセッション、ディナー、ミートアップなど、何かイベントを開きたいというアイデアがある。来てくれる人も思い当たる。でも、これまで何も企画したことがない。思いついてから実行に移すまでの距離が遠く感じられる。
実は、やることはそこまで複雑ではありません。初めてイベントを企画する人の多くは、準備の初期段階で考えすぎて、ドアを開ける直前の1時間に対する準備が不足しています。ゼロから始めるときに本当に大切なことをお伝えします。
企画内容に合った日程と会場を選ぶ
まず日程を決めて、その後に会場を探しましょう。プロモーションが必要な場合は最低3週間、すでに招待できるグループがある場合は2週間あれば十分です。カジュアルなミートアップは平日の夜、ワークショップやファミリーイベントは週末の午後が向いています。
会場は豪華である必要はありません。コワーキングスペース、バックルームのあるカフェ、コミュニティホール、少人数なら誰かの居間でも大丈夫です。可能なら実際に足を運んでみてください。照明、椅子、最寄りのトイレをチェックし、壁越しに交通音やキッチンの音が聞こえないか確認しましょう。アクセス時間についても聞いておいてください。会場によっては早めに閉まったり、時間超過で追加料金がかかることもあります。
費用については事前に明確にしておきましょう。時間単位での料金、デポジット、バーでの最低消費額など、会場によって異なります。メッセージでもいいので、書面で確認しておくことが大切です。
チケット価格と支払い方法を決める
無料イベントは簡単に見えますが、ノーショー率が高くなります。少額でもチケット代を設定すると、気軽な申し込みが減り、経費もカバーできます。わずかな金額でも、人の行動は変わるものです。
チケット代を取る場合は、支払い方法を考えておきましょう。従来のチケッティングプラットフォームは資金を数日から数週間保留し、手数料を取ります。より良い方法は、仲介者を通さず、直接あなたのウォレットに支払いを受け取ることです。Anyza Eventsではイベントを作成し、ステーブルコインやビットコインでチケット価格を設定して、チケットが売れるたびにあなたのアドレスに直接支払いを受け取ることができます。最初から資金をコントロールできます。
チケットタイプは1～2種類に絞りましょう。一般入場と、早期申し込み割引くらいで十分です。初めてのイベントで複雑な階層構造は避けた方が無難です。
マーケティングに時間を費やしすぎない
何が起こるのか、誰を対象としているのか、参加者が何を得られるのかを説明する短い説明文を書きましょう。日程、時間、会場住所、チケット価格を加えます。会場の写真やシンプルなグラフィックがあれば、それも入れるといいでしょう。
まずは自分の連絡先に共有します。メール、グループチャット、SNSなど。友人に転送してもらうようお願いしましょう。そのトピックに興味を持つローカルコミュニティがあれば、リンクだけでなく、文脈を添えて投稿してください。
イベントの1～2日前にプロモーションを止めましょう。直前の申し込みは参加しないことが多いですし、数を追うより準備に時間を使う方が大切です。
前日と当日朝のチェックリストを作る
持ってくるもの、手配することをすべて書き出しましょう。名札、印刷物、水、ノートパソコン、ドアの看板など。会場のアクセス時間と、誰が鍵を開けるのかを確認します。携帯電話を充電しておきます。
チェックインシステムを使う場合は、前日にテストしておきましょう。スマートフォンやタブレットのQRコードスキャナーが最もシンプルな方法です。Anyza Eventsは各チケットに一意のQRコードを生成し、人が入ってくるときにスキャンできます。1人あたり数秒で済み、クリップボードと印刷リストの面倒な手順を避けられます。
早めに到着しましょう。最低30分、できれば1時間前がいいでしょう。部屋をセットアップし、温度を確認し、椅子が正しい方向を向いているか確認します。入口が分かりにくい場合は、外に看板を出しておきます。
最初の15分を落ち着いて対応する
開始時は、実際には混乱していなくても、そう感じるものです。人がまとまって到着し、トイレの場所を聞き、当日払いできるか聞いてきます。友人やボランティアにチェックインを手伝ってもらい、あなたは質問に答えたり、人々を歓迎したりするのに専念しましょう。
チケットを持っていない人がいた場合は、事前に決めておきましょう。その場で売るのか、入場を断るのか。現金やウォレット送金がすぐにできるなら、その方法を用意しておきます。決断で列を止めないようにしましょう。
ほとんどの人が入ったら、ドアを閉めて始めましょう。遅れてきた人は静かに入ってもらえばいいです。
うまくいったことと改善点をメモしておく
イベント後、記憶が新しいうちに3つのことを書き留めましょう。スムーズにいったこと、ストレスを感じたこと、次回は違うようにしたいことです。このリストは、どんな正式なデブリーフより価値があります。
メールアドレスや連絡先を集めた場合は、2日以内に短いお礼のメッセージを送りましょう。次のイベントを計画しているなら、それについても触れます。人は忘れやすいものです。フォローアップがあれば、勢いが続きます。
初めてのイベント企画は、小さなタスクが積み重なったように感じるでしょう。実際そうです。でも一度やってしまえば、2回目は半分の労力で済みます。日程を決めて、チケットを売って、早めに到着して、時間通りに始める。あとは細かいことばかりです。
コメント