日時が決まり、スピーカーが決まり、参加者が得られる価値も大まかに見えてきた。次は、イベントを対面で開くのか、オンラインで開くのか、それとも両方同時に開くのかを決める必要があります。この選択はトレンドに従うことでも、他のオーガナイザーが何をしているかでもなく、会場に誰を呼びたいのか、どんなインタラクションが重要なのか、そして実際に当日何を管理できるのかという問題です。
人同士の出会いが必要なら対面で
対面イベントが活躍するのは、セッション開始前、休憩時間、最後の質問の後に起こる会話に本当の価値がある場合です。参加者がペアを組んで問題を解く ワークショップ。人々が実際に手に取って見る必要がある製品ローンチ。ユーザー名に顔を合わせることが目的の半分を占めるミートアップ。
また、会場の雰囲気そのものが重要な場合も対面を選びます。ギャラリーのオープニングは壁に飾られた作品があってこそ。テイスティングは食べ物があってこそ。Lightning を受け付けるカフェでのビットコインミートアップは、ビデオ通話では決して作り出せない雰囲気を生み出します。
トレードオフはリーチです。距離、費用、育児、その他多くの理由で会場に来られない人を失います。また、ロジスティクスの負担も増えます。会場探し、プロジェクターの確認、椅子の数の確保。20人が登録して5人しか来なければ、会場は空っぽに見えます。20人の予定で50人来たら、誰かが廊下に立つことになります。
地理的な制約を取り払いたいならオンラインで
オンラインイベントは場所の障壁を取り除きます。ナイロビにいる人がリスボンでホストされたセッションに飛行機を予約することなく参加できます。親は子どもを寝かしつけた後に参加できます。旅費がない学生でも質問できます。
このフォーマットは、トークやパネル、デモンストレーション、コンテンツが主な魅力であるQ&Aセッションに適しています。また、セッションを後で共有したい場合にも適しています。セットアップがシンプルで、音声がクリーンだからです。
難しいのは注意を引き続けることです。人々は他のタブを開いています。5分遅れて参加したり、早めに退出したりします。チャットボックスは、特に十数人以上の参加者がいて、誰も積極的にモデレートしていない場合、叫んでいるような感覚になります。また、全員が安定した接続と基本的なソフトウェアの知識を持っている必要があり、これは常に保証されるわけではありません。
もう一つの考慮事項はタイムゾーンです。視聴者が複数の大陸に分散している場合、誰かが不便な時間に参加することになります。スケジュールをローテーションするか、すべてを記録することもできますが、どちらも完璧ではありません。
両方を望み、余分な作業を管理できるならハイブリッドで
ハイブリッドイベントは、会場にいる人とリモートで見ている人という2つの視聴者に同時にサービスを提供しようとします。両方の良いところを取ったように聞こえますが、通常は2倍の作業と何か問題が起こる可能性が高くなります。
スピーカーをはっきり映すカメラ、会場からの質問を拾うマイク、会場の人がリモート参加者を見られるスクリーン、そしてスピーカー以外の誰かがテクノロジーを管理する必要があります。また、オンライン視聴者が後付けのように感じられないようにする必要があります。興味深い会話がすべて対面で起こり、リモート参加者は沈黙して見ているだけなら、本当のハイブリッドイベントを作ったことにはなりません。プライベートな集まりをライブストリーミングしただけです。
ハイブリッドが活躍するのは、コンテンツが構造化されていて、2番目の人がサポートしている場合です。オンラインではブレークアウトルームで、会場ではテーブルで演習が行われるワークショップ。何人かのゲストがダイヤルインし、他の人がステージに座るパネル。定期的な参加者がどこからでも参加でき、新しい参加者が初めて会場を訪れるコミュニティコール。
参考になる例は、毎月同じ都市で開催される暗号ミートアップです。ほとんどの月は対面ですが、スピーカーが移動できない場合や、別の地域の誰かを含めたい場合は、ビデオリンクとチャットからの質問を読み上げるモデレーターを追加します。そのハイブリッドセッションは毎回ではなく、年に1～2回だけ開催されます。より多くの努力が必要で、このフォーマットがすべてのトピックに適しているわけではないからです。
プラットフォームを選ぶ前にフォーマットを選ぶ
選択するフォーマットは、使用するツールの前に決めるべきです。対面イベントを開催していて、ビットコインで支払ってもらいたい場合、チケットを発行し、確認を送信し、スプレッドシートと印刷されたリストなしで入場をチェックする方法が必要です。Anyza Events はそれを処理します。暗号で支払われたチケット、購入者のメールに配信され、QRコードでチェックされ、お金があなたのウォレットに直接送られます。
オンラインを開催している場合、ビデオプラットフォームと、登録または支払った人にだけリンクを送る方法が必要です。ハイブリッドを開催している場合、両方が必要で、それらがどのように接続するかの計画が必要です。
最悪の結果は、ハイブリッドが包括的に聞こえるから選んだのに、当日になってリモート参加者が質問を聞けず、会場の人がスライドを見られず、トラブルシューティングに忙しくて実際にホストできないことです。
永遠に1つのフォーマットではなく、イベントごとに1つのフォーマット
あなたが開催するすべてのイベントに単一のアプローチにコミットする必要はありません。年次カンファレンスは対面かもしれません。人々が移動してネットワークを構築することが期待される時だからです。月次Q&Aはオンラインかもしれません。継続しやすいからです。別の国からのゲストとの1回限りのワークショップはハイブリッドかもしれません。それが唯一の方法だからです。
フォーマットは目標に合わせるべきです。目標がローカルコミュニティを一堂に集めることなら、対面で会いましょう。目標ができるだけ多くの人に知識を共有することなら、オンラインにしましょう。目標が重ならない2つのグループを結びつけることなら、ハイブリッドは努力する価値があるかもしれません。
1つのフォーマットで始めて、どのように進むか見て、次回調整してください。フォーマットはツールであり、哲学ではありません。
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