7시에 문을 열고 5분이 지나면 이미 12명이 복도에 서 있습니다. 누군가는 집에서 티켓을 인쇄했지만 차에 두고 왔습니다. 다른 사람은 확인 이메일은 있지만 휴대폰 화면이 깨져서 QR 코드를 찾을 수 없습니다. 또 다른 사람은 서로 다른 이름으로 두 장의 티켓을 구매했는데 이제 두 친구가 줄의 반대편에 갇혀 있습니다. 한편 제시간에 도착한 사람들은 점점 더 불안해하고 있고, 당신은 아직 인사도 나누지 못했습니다.
느린 체크인은 행사가 시작되기도 전에 분위기를 망칩니다. 해결책은 복잡하지 않지만 약간의 준비와 미리 내려야 할 한두 가지 결정이 필요합니다.
입구를 느리게 만드는 것이 무엇인가
병목 현상은 스캔 자체에서 비롯되는 경우가 거의 없습니다. 유효한 티켓이 무엇인지, 누가 누구를 보증할 수 있는지, 누군가의 이름이 목록에 없지만 자신이 돈을 냈다고 주장할 때 어떻게 해야 하는지에 대한 혼란입니다.
인쇄된 스프레드시트로 손으로 사람들을 체크인하는 경우, 스크롤하고, 눈을 가늘게 뜨고, 사람들에게 이름을 두 번 철자하도록 요청하는 데 시간을 보낼 것입니다. QR 코드를 사용하지만 한 사람만 스캐너를 가지고 있다면, 그 사람이 단일 실패 지점이 됩니다. Wi-Fi가 불안정하고 체크인 앱이 매번 목록을 새로고침해야 한다면, 줄이 길어지는 동안 로딩 화면을 기다리게 됩니다.
또 다른 흔한 문제는 친구에게 티켓을 전달하면서 당신에게 알리지 않는 사람들이거나 다른 사람의 QR 코드를 스크린샷하는 사람들입니다. 시스템이 스캔되는 순간 티켓을 사용됨으로 표시하지 않으면, 같은 코드를 두 번 보여줄 수 있고 방이 수용 인원을 초과할 때까지 알아채지 못할 것입니다.
오프라인에서 작동하는 QR 체크인 설정하기
가장 간단한 해결책은 모든 티켓에 대해 고유한 QR 코드를 생성하고 게스트 목록을 입구에서 사용하는 기기에 저장하는 것입니다. 이렇게 하면 라이브 인터넷 연결에 의존할 필요가 없고, 스캔은 1~2초 안에 완료됩니다.
누군가가 Anyza Events에서 티켓을 구매하면, 주문에 연결된 QR 코드가 있는 PDF를 받습니다. 휴대폰이나 태블릿에서 체크인 페이지를 열고 코드를 스캔하면 시스템이 해당 티켓을 사용됨으로 표시합니다. 누군가 같은 코드를 다시 보여주려고 하면 경고가 표시됩니다. 전체 게스트 목록이 브라우저에 있으므로 장소에 신호가 없어도 작동합니다.
입구에서 사람들을 수동으로 추가할 수도 있습니다. 마지막 순간의 방문객이나 무료 입장권에 유용합니다. 그리고 다시 온라인 상태가 되면 모든 것이 동기화됩니다. 등록이 있는 무료 행사를 진행하는 경우에도 같은 방식이 적용됩니다. 모든 사람이 가입할 때 QR 코드를 받고, 스캔하여 참석을 확인합니다.
한 사람이 모든 것을 하지 않도록 입구 구성하기
빠른 스캔에도 불구하고, 같은 10분 창에 20~30명 이상이 도착하면 단일 체크포인트는 줄을 만듭니다. 해결책은 업무를 나누는 것입니다.
한 사람은 티켓을 스캔합니다. 다른 사람은 질문을 처리하고, 술을 제공하는 경우 신분증을 확인하거나, 사람들을 옷장으로 안내합니다. 많은 인파를 예상한다면 두 개의 스캔 스테이션을 설정하고 알파벳이나 티켓 유형을 나눕니다. 얼리버드 티켓 소유자는 왼쪽으로, 일반 티켓은 오른쪽으로, 또는 성이 A~M인 사람은 한 줄을 사용하고 N~Z는 다른 줄을 사용합니다.
입구의 두 사람 모두 체크인 시스템에 접근할 수 있는지 확인하세요. 휴대폰을 사용하는 경우, 두 개의 브라우저에서 페이지를 열거나 같은 계정으로 로그인한 두 개의 기기에서 엽니다. 첫 번째 손님이 도착할 때가 아니라 행사가 시작되기 전에 이를 테스트하세요.
QR 코드가 작동하지 않을 때 어떻게 해야 하는가
화면 밝기가 너무 낮거나, PDF가 손상되었거나, 누군가 티켓을 각도 있게 촬영했기 때문에 코드가 스캔되지 않을 수 있습니다. 싸움을 시작하지 않는 백업 계획을 세우세요.
휴대폰에 전체 게스트 목록의 사본을 보관하세요. 간단한 텍스트 파일이나 스프레드시트로 충분하므로 이름이나 이메일로 검색할 수 있습니다. 누군가가 목록에 있고 QR 코드가 작동하지 않으면, 수동으로 체크인으로 표시하고 통과시킵니다. 문제를 해결하는 동안 그들을 옆에 세워두는 것보다 빠릅니다.
누군가가 티켓을 구매했다고 주장하지만 어디에도 이름을 찾을 수 없다면, 확인 이메일이나 결제 영수증을 요청하세요. 둘 중 하나를 보여줄 수 있으면 통과시키고 나중에 정렬하세요. 둘 다 보여줄 수 없으면, 수용 인원이 있으면 입구에서 티켓을 판매하거나, 연락처 정보를 받고 행사 후에 후속 조치를 하세요. 줄을 조사하기 위해 멈추는 것은 거의 좋은 결과로 끝나지 않습니다.
처음 15분 연습하기
부드러운 체크인과 혼란스러운 체크인의 차이는 보통 사람들이 도착하기 전에 프로세스를 연습했는지 여부에 달려 있습니다. 문을 열기 1시간 전에, 당신을 도와주는 사람과 함께 입구를 걸어보세요.
테스트 티켓을 스캔하여 시스템이 작동하는지 확인하세요. 체크인 후 사람들이 어디에 설 것인지 결정하세요. 만약 그들이 문 바로 앞에 모여 있다면, 다음 사람이 통과할 수 없습니다. "QR 코드를 준비하세요"라고 적힌 표지판을 붙여서 사람들이 줄의 앞에 있을 때 휴대폰으로 헤매지 않도록 하세요.
입구에서 티켓을 판매하는 경우, 방문객을 위한 별도의 테이블을 설정하여 주요 줄을 막지 않도록 하세요. 휴대폰의 결제 링크든 현금 상자와 영수증 책이든, 현장에서 결제를 받고 티켓을 발급할 수 있는 방법이 있는지 확인하세요.
조명을 확인하세요. 입구가 어두우면 스캐너가 코드를 읽기 어려울 수 있습니다. 저렴한 클립식 휴대폰 조명이 이 문제를 해결합니다.
다음 행사에서 시도해보기
이전에 QR 체크인을 사용해본 적이 없다면, 실험할 여유가 있는 소규모 행사부터 시작하세요. 15명이 참석하는 모임은 좋은 테스트 사례입니다. 사전에 돈을 낸 행사의 압박감 없이 시스템이 어떻게 작동하는지 배울 수 있습니다.
Anyza Events에서 행사 페이지를 설정하고, 게스트에게 티켓 링크를 보내고, 도착하기 전에 몇 가지 코드를 스캔하는 연습을 하세요. 5분 안에 휴대폰이 잘 처리하는지, 아니면 더 큰 화면의 태블릿이 필요한지 알 수 있습니다.
한 번 해보면 다음 행사는 더 빨라질 것입니다. 그리고 입구의 줄은 더 짧아질 것이므로, 처음 15분을 대기에 대해 사과하는 대신 사람들과 대화하는 데 보낼 수 있습니다.
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