날짜도 정했고, 연사도 섭외했고, 참석자들이 얻을 수 있는 것도 대략 정했습니다. 이제 이벤트를 오프라인으로 진행할지, 온라인으로 할지, 아니면 둘 다 동시에 할지 결정해야 합니다. 이 선택은 트렌드를 따르거나 다른 주최자들이 하는 것을 모방하는 것이 아닙니다. 누구를 현장에 모으고 싶은지, 어떤 상호작용이 중요한지, 그리고 실제로 무엇을 관리할 수 있는지에 관한 것입니다.
사람들이 서로 만나야 할 때는 오프라인
오프라인 이벤트는 세션이 시작하기 전, 휴식 시간이나 마지막 질문 후에 일어나는 대화에서 진정한 가치가 있을 때 의미가 있습니다. 참석자들이 짝을 이루어 문제를 푸는 워크숍. 사람들이 직접 제품을 손으로 만져봐야 하는 제품 출시. 사용자명에 얼굴을 붙이는 것이 절반의 목표인 밋업.
또한 장소 자체가 중요할 때 오프라인을 선택합니다. 갤러리 오프닝은 벽에 걸린 미술작품이 필요합니다. 시음회는 음식이 필요합니다. Lightning을 받는 카페에서 열리는 비트코인 밋업은 화상 통화와는 완전히 다른 분위기를 만듭니다.
대신 도달 범위를 포기해야 합니다. 거리, 비용, 육아 등 여러 이유로 장소에 올 수 없는 모든 사람을 잃게 됩니다. 또한 물류 문제도 생깁니다. 공간을 찾고, 프로젝터가 작동하는지 확인하고, 의자가 충분한지 확인해야 합니다. 20명이 등록했는데 5명만 나타나면 방이 텅 빕니다. 50명이 나타났는데 20명을 예상했다면 누군가는 복도에 서 있게 됩니다.
지리가 중요하지 않을 때는 온라인
온라인 이벤트는 위치의 장벽을 제거합니다. 나이로비에 있는 사람이 리스본에서 진행하는 세션에 비행기를 타지 않고도 참석할 수 있습니다. 부모는 아이들을 재운 후 참석할 수 있습니다. 여행 경비가 없는 학생도 여전히 질문을 할 수 있습니다.
이 형식은 콘텐츠가 주요 매력인 강연, 패널 토론, 시연, Q&A 세션에 잘 작동합니다. 또한 나중에 세션을 녹화해서 공유하고 싶을 때도 좋습니다. 설정이 더 간단하고 음질이 더 깔끔하기 때문입니다.
어려운 점은 주의력을 유지하는 것입니다. 사람들은 다른 탭을 열어두고 있습니다. 5분 늦게 참석하거나 일찍 나갑니다. 채팅창은 특히 참석자가 12명 이상이고 아무도 적극적으로 중재하지 않을 때 공허한 외침처럼 느껴질 수 있습니다. 또한 모든 사람이 안정적인 연결과 기본적인 소프트웨어 이해도를 가져야 하는데, 이것이 항상 보장되지는 않습니다.
또 다른 고려사항은 시간대입니다. 청중이 여러 대륙에 흩어져 있다면 누군가는 어색한 시간에 참석하게 됩니다. 일정을 돌아가며 진행하거나 모든 것을 녹화할 수 있지만, 어느 쪽도 완벽하지 않습니다.
둘 다 원하고 추가 작업을 감당할 수 있을 때는 하이브리드
하이브리드 이벤트는 두 가지 청중을 동시에 서비스하려고 합니다. 현장에 있는 사람들과 집에서 보는 사람들입니다. 양쪽의 장점을 모두 얻는 것처럼 들리지만, 보통 두 배의 작업과 뭔가 잘못될 가능성이 높습니다.
연사를 명확하게 보여주는 카메라, 현장의 질문을 포착하는 마이크, 온라인 참석자를 볼 수 있도록 현장 관중을 위한 화면, 그리고 연사가 아닌 다른 사람이 기술을 관리해야 합니다. 또한 온라인 청중이 사후 생각처럼 느껴지지 않도록 해야 합니다. 모든 흥미로운 대화가 현장에서만 일어나고 원격 참석자는 침묵 속에서만 지켜본다면, 진정한 하이브리드 이벤트를 만든 것이 아닙니다. 단지 개인 모임을 라이브 스트리밍한 것일 뿐입니다.
하이브리드는 콘텐츠가 구조화되어 있고 도움을 줄 다른 사람이 있을 때 작동합니다. 온라인에서는 브레이크아웃 룸에서, 현장에서는 테이블에서 연습이 일어나는 워크숍. 일부 게스트는 전화로 참석하고 다른 게스트는 무대에 앉는 패널. 정기적인 참석자들은 어디서나 참석하고 새로운 사람들은 처음으로 공간을 방문할 수 있는 커뮤니티 콜.
주목할 만한 예시는 같은 도시에서 매달 열리는 암호화폐 밋업입니다. 대부분의 달에는 오프라인이지만, 연사가 여행할 수 없거나 다른 지역의 누군가를 포함하고 싶을 때는 비디오 링크와 채팅의 질문을 읽어줄 중재자를 추가합니다. 그 하이브리드 세션은 매번이 아니라 연 1~2회 정도만 열립니다. 더 많은 노력이 필요하고 형식이 모든 주제에 맞지 않기 때문입니다.
플랫폼을 선택하기 전에 형식을 선택하세요
선택하는 형식은 사용하는 도구보다 먼저 와야 합니다. 오프라인 이벤트를 진행하면서 사람들이 비트코인으로 결제하길 원한다면, 스프레드시트와 인쇄된 목록 없이 티켓을 발급하고, 확인 메일을 보내고, 현장에서 QR 코드로 체크인할 수 있는 방법이 필요합니다. Anyza Events가 이를 처리합니다. 암호화폐로 결제한 티켓을 구매자의 이메일로 전달하고, QR 코드로 확인하고, 돈을 바로 지갑으로 보냅니다.
온라인 이벤트를 진행한다면 비디오 플랫폼과 등록하거나 결제한 사람에게만 링크를 보낼 수 있는 방법이 필요합니다. 하이브리드를 진행한다면 둘 다 필요하고 어떻게 연결할지에 대한 계획이 필요합니다.
최악의 결과는 포용적으로 들린다고 해서 하이브리드를 선택했다가 당일에 원격 참석자가 질문을 들을 수 없고, 현장 관중이 슬라이드를 볼 수 없고, 문제 해결에 너무 바빠서 실제로 진행할 수 없는 상황입니다.
영원히 한 가지 형식이 아니라 이벤트마다 한 가지 형식
조직하는 모든 것에 대해 단일 접근 방식에 고정될 필요는 없습니다. 연례 컨퍼런스는 사람들이 여행하고 네트워킹할 것으로 예상하기 때문에 오프라인일 수 있습니다. 월간 Q&A는 유지하기가 더 쉽기 때문에 온라인일 수 있습니다. 다른 국가의 게스트와 함께하는 일회성 워크숍은 유일한 방법이기 때문에 하이브리드일 수 있습니다.
형식은 목표와 일치해야 합니다. 목표가 지역 커뮤니티를 모으는 것이라면 오프라인으로 만나세요. 목표가 가능한 한 많은 사람들과 지식을 공유하는 것이라면 온라인으로 가세요. 목표가 겹치지 않을 두 그룹을 연결하는 것이라면 하이브리드가 노력할 가치가 있을 수 있습니다.
한 가지 형식으로 시작하고, 어떻게 진행되는지 보고, 다음에 조정하세요. 형식은 철학이 아니라 도구입니다.
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