Vous avez une date, un intervenant et une idée générale de ce que les participants vont retirer de leur présence. Maintenant, vous devez décider si vous allez organiser l'événement en personne, en ligne ou les deux à la fois. Ce choix n'est pas une question de suivre les tendances ou ce que font les autres organisateurs. C'est une question de savoir qui vous voulez dans la salle, quel type d'interaction compte vraiment et ce que vous pouvez réellement gérer le jour J.
En personne quand vous avez besoin que les gens se rencontrent
Un événement en personne a du sens quand la vraie valeur réside dans les conversations qui se déroulent avant le début de la session, pendant la pause ou après la dernière question. Un atelier où les participants s'associent pour résoudre un problème. Un lancement de produit où les gens ont besoin de voir l'objet de leurs propres yeux. Une rencontre communautaire où une bonne partie du plaisir est de mettre des visages sur des pseudonymes.
Vous choisissez aussi la formule en personne quand le lieu lui-même a de l'importance. Un vernissage a besoin des œuvres sur les murs. Une dégustation a besoin de la nourriture. Une rencontre Bitcoin dans un café qui accepte Lightning crée une atmosphère qu'aucun appel vidéo ne pourrait reproduire.
Le compromis, c'est la portée. Vous perdez tous ceux qui ne peuvent pas se rendre au lieu, que ce soit à cause de la distance, du coût, de la garde d'enfants ou d'une dizaine d'autres raisons. Vous devez aussi gérer la logistique : trouver un espace, vérifier que le projecteur fonctionne, vous assurer qu'il y a assez de chaises. Si vingt personnes s'inscrivent et que cinq se présentent, la salle semble vide. Si cinquante se présentent et que vous aviez prévu pour vingt, quelqu'un se retrouve dans le couloir.
En ligne quand la géographie ne devrait pas compter
Un événement en ligne supprime la barrière de la localisation. Quelqu'un à Nairobi peut participer à une session organisée à Lisbonne sans réserver un vol. Un parent peut se connecter après avoir couché les enfants. Un étudiant sans argent pour voyager peut quand même poser une question.
Ce format fonctionne bien pour les présentations, les tables rondes, les démonstrations et les séances de questions-réponses où le contenu est l'attrait principal. Il fonctionne aussi quand vous voulez enregistrer la session et la partager plus tard, car la mise en place est plus simple et l'audio est plus clair.
La difficulté, c'est de maintenir l'attention. Les gens ont d'autres onglets ouverts. Ils se connectent cinq minutes en retard ou se déconnectent tôt. Le chat peut ressembler à crier dans le vide, surtout s'il y a plus d'une douzaine de participants et que personne ne modère activement. Vous devez aussi vous assurer que tout le monde a une connexion stable et une compréhension basique du logiciel, ce qui n'est pas toujours le cas.
Autre considération : les fuseaux horaires. Si votre audience est répartie sur plusieurs continents, quelqu'un se connectera à une heure inconvenante. Vous pouvez décaler l'horaire ou enregistrer tout, mais aucune option n'est parfaite.
Hybride quand vous voulez les deux et que vous pouvez gérer le travail supplémentaire
Un événement hybride essaie de servir deux audiences à la fois : les gens dans la salle et les gens qui regardent de chez eux. Cela semble être le meilleur des deux mondes, mais cela signifie généralement deux fois plus de travail et une probabilité plus élevée que quelque chose se passe mal.
Vous avez besoin d'une caméra qui montre clairement l'intervenant, de microphones qui captent les questions de la salle, d'un écran pour que le public en personne puisse voir les participants à distance et de quelqu'un d'autre que l'intervenant pour gérer la technique. Vous devez aussi vous assurer que l'audience en ligne ne se sent pas comme une arrière-pensée. Si toute la conversation intéressante se déroule en personne et que les participants à distance ne font que regarder en silence, vous n'avez pas vraiment créé un événement hybride. Vous avez juste retransmis en direct une réunion privée.
L'hybride fonctionne quand le contenu est structuré et que vous avez une deuxième personne pour vous aider. Un atelier où les exercices se font dans des salles de réunion en ligne et à des tables au lieu. Une table ronde où certains invités se connectent et d'autres sont sur scène. Un appel communautaire où les habitués se connectent de partout et les nouveaux venus ont la chance de visiter le lieu pour la première fois.
L'exemple à regarder est une rencontre crypto qui se déroule mensuellement dans la même ville. La plupart des mois, c'est en personne, mais quand un intervenant ne peut pas voyager ou quand les organisateurs veulent inclure quelqu'un d'une autre région, ils ajoutent un lien vidéo et un modérateur pour lire les questions du chat. Cette session hybride se déroule une ou deux fois par an, pas à chaque fois, parce que cela demande plus d'effort et le format ne convient pas à tous les sujets.
Choisir le format avant de choisir la plateforme
Le format que vous choisissez devrait venir avant les outils que vous utilisez. Si vous organisez un événement en personne et que vous voulez que les gens paient en bitcoin, vous avez besoin d'un moyen d'émettre des billets, d'envoyer des confirmations et de vérifier les gens à la porte sans feuille de calcul ni liste imprimée. Anyza Events s'en charge : des billets payés en crypto, livrés à l'email de l'acheteur, vérifiés avec un code QR et l'argent envoyé directement à votre portefeuille.
Si vous organisez en ligne, vous avez besoin d'une plateforme vidéo et d'un moyen d'envoyer le lien uniquement aux personnes qui se sont inscrites ou qui ont payé. Si vous organisez en hybride, vous avez besoin des deux et d'un plan pour la façon dont ils se connectent.
Le pire résultat est de choisir l'hybride parce que cela semble inclusif et de découvrir le jour J que les participants à distance ne peuvent pas entendre les questions, que le public en personne ne peut pas voir les diapositives et que vous êtes trop occupé à dépanner pour vraiment animer.
Un format par événement, pas un format pour toujours
Vous n'avez pas besoin de vous engager dans une seule approche pour tout ce que vous organisez. Une conférence annuelle pourrait être en personne parce que c'est quand les gens s'attendent à voyager et à réseauter. Une séance de questions-réponses mensuelle pourrait être en ligne parce que c'est plus facile à maintenir. Un atelier ponctuel avec un invité d'un autre pays pourrait être hybride parce que c'est la seule façon de le faire fonctionner.
Le format devrait correspondre à l'objectif. Si l'objectif est de rassembler une communauté locale, réunissez-vous en personne. Si l'objectif est de partager des connaissances avec autant de personnes que possible, allez en ligne. Si l'objectif est de connecter deux groupes qui ne se croiseraient pas autrement, l'hybride pourrait valoir l'effort.
Commencez par un format, voyez comment cela se passe et ajustez la prochaine fois. Le format est un outil, pas une philosophie.
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