Du hast einen Termin, einen Sprecher und eine grobe Vorstellung davon, was die Teilnehmer von ihrer Anwesenheit haben. Jetzt musst du entscheiden, ob die Veranstaltung vor Ort, online oder beides gleichzeitig stattfinden soll. Die Wahl hängt nicht davon ab, welche Trends gerade angesagt sind oder was andere Organisatoren machen. Es geht darum, wen du im Raum haben möchtest, welche Art von Interaktion wichtig ist und was du am Tag selbst tatsächlich bewältigen kannst.
Vor Ort, wenn Menschen sich treffen sollen
Eine Präsenzveranstaltung macht Sinn, wenn der eigentliche Wert in den Gesprächen liegt, die vor Beginn, in der Pause oder nach der letzten Frage stattfinden. Ein Workshop, in dem Teilnehmer sich zusammentun, um ein Problem zu lösen. Eine Produkteinführung, bei der Menschen das Ding mit eigenen Händen sehen müssen. Ein Meetup, bei dem es auch darum geht, Gesichter zu Namen zuzuordnen.
Du wählst auch Präsenz, wenn der Ort selbst eine Rolle spielt. Eine Galerieröffnung braucht die Kunstwerke an den Wänden. Eine Verkostung braucht das Essen. Ein Bitcoin-Meetup in einem Café, das Lightning akzeptiert, schafft eine ganz andere Atmosphäre als ein Videoanruf je könnte.
Der Nachteil ist die Reichweite. Du verlierst alle, die nicht zum Veranstaltungsort kommen können – ob wegen Entfernung, Kosten, Kinderbetreuung oder dutzend anderen Gründen. Dazu kommt der organisatorische Aufwand: einen Raum finden, den Beamer testen, sicherstellen, dass genug Stühle da sind. Wenn zwanzig Personen anmelden und fünf kommen, wirkt der Raum leer. Wenn fünfzig kommen und du mit zwanzig gerechnet hast, steht jemand im Flur.
Online, wenn Geografie keine Rolle spielen sollte
Eine Online-Veranstaltung hebt die Hürde der Entfernung auf. Jemand in Nairobi kann an einer Session teilnehmen, die in Lissabon gehostet wird, ohne einen Flug zu buchen. Ein Elternteil kann sich einschalten, nachdem die Kinder im Bett sind. Ein Student ohne Reisebudget kann trotzdem eine Frage stellen.
Dieses Format funktioniert gut für Vorträge, Podiumsdiskussionen, Demonstrationen und Q&A-Sessions, bei denen der Inhalt die Hauptattraktion ist. Es funktioniert auch, wenn du die Session aufzeichnen und später teilen möchtest, weil das Setup einfacher ist und der Ton besser wird.
Die Schwierigkeit liegt darin, die Aufmerksamkeit zu halten. Menschen haben andere Tabs offen. Sie kommen fünf Minuten zu spät oder steigen früh aus. Der Chat kann sich anfühlen wie Schreien ins Leere, besonders wenn mehr als ein Dutzend Teilnehmer da sind und niemand aktiv moderiert. Außerdem brauchen alle eine stabile Verbindung und grundlegende Kenntnisse der Software, was nicht immer gegeben ist.
Ein weiterer Punkt: Zeitzonen. Wenn dein Publikum über Kontinente verteilt ist, wird jemand zu einer ungünstigen Uhrzeit teilnehmen. Du kannst den Zeitplan rotieren oder alles aufzeichnen, aber keine Option ist perfekt.
Hybrid, wenn du beides willst und die Extra-Arbeit schaffst
Eine Hybrid-Veranstaltung versucht, zwei Zielgruppen gleichzeitig zu bedienen: die Menschen im Raum und die Menschen zu Hause vor dem Bildschirm. Das klingt nach dem Besten aus beiden Welten, bedeutet aber meist doppelte Arbeit und ein höheres Risiko, dass etwas schiefgeht.
Du brauchst eine Kamera, die den Sprecher klar zeigt, Mikrofone, die Fragen aus dem Publikum aufnehmen, einen Bildschirm, damit die Anwesenden die Remote-Teilnehmer sehen können, und jemanden, der nicht der Sprecher ist, um die Technik zu verwalten. Du musst auch sicherstellen, dass das Online-Publikum sich nicht wie ein Nachgedanke fühlt. Wenn alle interessanten Gespräche vor Ort stattfinden und die Remote-Teilnehmer nur schweigend zuschauen, hast du keine echte Hybrid-Veranstaltung geschaffen. Du hast nur eine private Veranstaltung gestreamt.
Hybrid funktioniert, wenn der Inhalt strukturiert ist und du eine zweite Person zur Unterstützung hast. Ein Workshop, bei dem die Übungen in Breakout-Räumen online und an Tischen vor Ort stattfinden. Eine Podiumsdiskussion, bei der einige Gäste sich einwählen und andere auf der Bühne sitzen. Ein Community-Call, bei dem Stammgäste von überall teilnehmen und Neulinge den Raum zum ersten Mal besuchen können.
Ein nachahmenswertes Beispiel ist ein Crypto-Meetup, das monatlich in derselben Stadt stattfindet. Die meisten Monate ist es vor Ort, aber wenn ein Sprecher nicht reisen kann oder wenn Organisatoren jemanden aus einer anderen Region einbeziehen möchten, fügen sie einen Video-Link und einen Moderator hinzu, der Fragen aus dem Chat vorliest. Diese Hybrid-Session findet ein- oder zweimal im Jahr statt, nicht jedes Mal, weil es mehr Aufwand kostet und das Format nicht zu jedem Thema passt.
Das Format wählen, bevor du die Plattform wählst
Das Format, das du wählst, sollte vor den Tools kommen, die du nutzt. Wenn du eine Präsenzveranstaltung organisierst und möchtest, dass Menschen mit Bitcoin bezahlen, brauchst du eine Möglichkeit, Tickets auszustellen, Bestätigungen zu versenden und Menschen an der Tür ohne Tabellenkalkulation und ausgedruckte Liste einzuchecken. Anyza Events macht das: Tickets bezahlt in Krypto, an die E-Mail des Käufers geliefert, mit QR-Code eingecheckt und Geld direkt in dein Wallet.
Wenn du online läufst, brauchst du eine Videoplattform und eine Möglichkeit, den Link nur an Personen zu senden, die sich angemeldet oder bezahlt haben. Wenn du hybrid läufst, brauchst du beides und einen Plan, wie sie zusammenpassen.
Das schlechteste Szenario ist, Hybrid zu wählen, weil es inklusiv klingt, und dann am Tag festzustellen, dass die Remote-Teilnehmer die Fragen nicht hören können, die Anwesenden die Folien nicht sehen können und du zu beschäftigt mit Fehlerbehebung bist, um tatsächlich zu moderieren.
Ein Format pro Veranstaltung, nicht ein Format für immer
Du musst dich nicht auf einen einzigen Ansatz für alles festlegen, das du organisierst. Eine jährliche Konferenz könnte vor Ort sein, weil die Menschen dann reisen und netzwerken möchten. Ein monatliches Q&A könnte online sein, weil es leichter zu bewältigen ist. Ein einmaliger Workshop mit einem Gast aus einem anderen Land könnte hybrid sein, weil es die einzige Möglichkeit ist, es zum Laufen zu bringen.
Das Format sollte zum Ziel passen. Wenn das Ziel darin besteht, eine lokale Gemeinschaft zusammenzubringen, trefft euch vor Ort. Wenn das Ziel darin besteht, Wissen mit so vielen Menschen wie möglich zu teilen, geht online. Wenn das Ziel darin besteht, zwei Gruppen zu verbinden, die sich sonst nicht überschneiden würden, könnte Hybrid die Mühe wert sein.
Fang mit einem Format an, schau, wie es läuft, und passe beim nächsten Mal an. Das Format ist ein Werkzeug, keine Philosophie.
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