لديك موعد وخطيب ورؤية تقريبية عما سيستفيده الحضور من الحضور. الآن تحتاج إلى تحديد ما إذا كنت ستقيم الفعالية حضورياً أو أونلاين أو كليهما معاً. الاختيار ليس عن متابعة الاتجاهات أو ما يفعله منظمون آخرون. بل عن من تريد في القاعة، وأي نوع من التفاعل مهم، وما الذي تستطيع فعلاً إدارته في اليوم.
حضوري عندما تحتاج الناس للالتقاء ببعضهم
الفعالية الحضورية منطقية عندما تكون القيمة الحقيقية في المحادثات التي تحدث قبل بدء الجلسة، أو خلال الاستراحة، أو بعد آخر سؤال. ورشة عمل يعمل فيها المشاركون في ثنائيات لحل مشكلة. إطلاق منتج يحتاج الناس فيه لرؤية الشيء بأيديهم. لقاء حيث نصف الفائدة هي ربط الوجوه بأسماء المستخدمين.
تختار أيضاً الحضوري عندما يكون المكان نفسه مهماً. افتتاح معرض يحتاج الفن على الجدران. تذوق طعام يحتاج الطعام نفسه. لقاء بيتكوين في مقهى يقبل Lightning يخلق أجواءً مختلفة تماماً عما يمكن لمكالمة فيديو أن تحققه.
المقابل هو الوصول. تفقد كل من لا يستطيع الوصول إلى المكان، سواء بسبب المسافة أو التكلفة أو رعاية الأطفال أو عشرات الأسباب الأخرى. كما تتحمل اللوجستيات: البحث عن مكان، التحقق من عمل جهاز العرض، التأكد من وجود كراسٍ كافية. إذا سجل عشرون شخصاً وحضر خمسة فقط، تبدو القاعة فارغة. إذا حضر خمسون وخططت لعشرين، سيكون هناك من يقف في الممر.
أونلاين عندما لا يجب أن تكون الجغرافيا عائقاً
الفعالية الأونلاين تزيل حاجز الموقع. شخص في نيروبي يمكنه الانضمام إلى جلسة مستضافة في لشبونة دون حجز رحلة طيران. والد يمكنه المتابعة بعد إنام الأطفال. طالب بدون مال للسفر يمكنه أن يسأل سؤالاً.
هذا التنسيق يعمل بشكل جيد للمحاضرات والنقاشات والعروض التوضيحية وجلسات الأسئلة والأجوبة حيث يكون المحتوى هو الجاذب الرئيسي. كما يعمل عندما تريد تسجيل الجلسة ومشاركتها لاحقاً، لأن الإعداد أبسط والصوت أنظف.
الصعوبة هي الحفاظ على الانتباه. الناس لديهم علامات تبويب أخرى مفتوحة. يحضرون بعد خمس دقائق أو يغادرون مبكراً. صندوق الدردشة قد يشعر وكأنك تصرخ في الفراغ، خاصة إذا كان هناك أكثر من عشرة حاضرين ولا أحد يدير النقاش بنشاط. تحتاج أيضاً إلى أن يكون لدى الجميع اتصال مستقر وفهم أساسي للبرنامج، وهذا ليس مضموناً دائماً.
اعتبار آخر: المناطق الزمنية. إذا كان جمهورك منتشراً عبر القارات، سيكون هناك من ينضم في وقت غير مناسب. يمكنك تدوير الجدول الزمني أو تسجيل كل شيء، لكن لا أحد من الخيارين مثالي.
هجين عندما تريد كليهما وتستطيع التعامل مع العمل الإضافي
الفعالية الهجينة تحاول خدمة جمهورين في نفس الوقت: الناس في القاعة والناس يشاهدون من المنزل. يبدو وكأنه أفضل ما في العالمين، لكنه عادة يعني ضعف العمل واحتمالية أعلى لحدوث خطأ ما.
تحتاج إلى كاميرا تظهر المتحدث بوضوح، ميكروفونات تلتقط الأسئلة من الحضور، شاشة حتى يرى الحضور الفعليون المشاركين البعيدين، وشخص غير المتحدث لإدارة التكنولوجيا. تحتاج أيضاً إلى التأكد من أن الجمهور الأونلاين لا يشعر بأنه فكرة لاحقة. إذا حدثت كل المحادثات المثيرة حضورياً وحصل المشاركون البعيدون فقط على المشاهدة بصمت، فأنت لم تنشئ فعالية هجينة حقاً. لقد بثت فقط تجمعاً خاصاً.
الهجين يعمل عندما يكون المحتوى منظماً وعندما يكون لديك شخص ثانٍ يساعد. ورشة عمل حيث تحدث التمارين في غرف منفصلة أونلاين وعلى طاولات في المكان. نقاش حيث يتصل بعض الضيوف والآخرون يجلسون على المسرح. استدعاء مجتمع حيث ينضم المنتظمون من أي مكان ويحصل الوافدون الجدد على فرصة لزيارة المكان للمرة الأولى.
المثال الجدير بالنظر إليه هو لقاء تشفير يعمل شهرياً في نفس المدينة. معظم الأشهر يكون حضورياً، لكن عندما لا يستطيع متحدث السفر أو عندما يريد المنظمون تضمين شخص من منطقة أخرى، يضيفون رابط فيديو ومديراً لقراءة الأسئلة من الدردشة. تلك الجلسة الهجينة تحدث مرة أو مرتين في السنة، وليس في كل مرة، لأنها تتطلب جهداً أكثر والتنسيق لا يناسب كل موضوع.
اختر التنسيق قبل أن تختار المنصة
التنسيق الذي تختاره يجب أن يأتي قبل الأدوات التي تستخدمها. إذا كنت تقيم فعالية حضورية وتريد الناس أن يدفعوا بالبيتكوين، تحتاج إلى طريقة لإصدار التذاكر وإرسال التأكيدات والتحقق من الناس عند الباب دون جدول بيانات وقائمة مطبوعة. Anyza Events تتعامل مع ذلك: تذاكر مدفوعة بالعملات المشفرة، تُسلم إلى بريد المشتري الإلكتروني، يتم التحقق منها برمز QR والمال يُرسل مباشرة إلى محفظتك.
إذا كنت تقيم فعالية أونلاين، تحتاج إلى منصة فيديو وطريقة لإرسال الرابط فقط للأشخاص الذين سجلوا أو دفعوا. إذا كنت تقيم فعالية هجينة، تحتاج إلى كليهما وخطة لكيفية ربطهما.
أسوأ نتيجة هي اختيار الهجين لأنه يبدو شاملاً ثم اكتشاف في اليوم أن المشاركين البعيدين لا يسمعون الأسئلة، الحضور الفعليون لا يرون الشرائح وأنت مشغول جداً بحل المشاكل التقنية لتستضيف فعلاً.
تنسيق واحد لكل فعالية، وليس تنسيق واحد للأبد
لا تحتاج إلى الالتزام بنهج واحد لكل ما تنظمه. مؤتمر سنوي قد يكون حضورياً لأن هذا هو عندما يتوقع الناس السفر والتواصل. جلسة أسئلة وأجوبة شهرية قد تكون أونلاين لأنها أسهل في الاستدامة. ورشة عمل لمرة واحدة مع ضيف من دولة أخرى قد تكون هجينة لأنها الطريقة الوحيدة لجعلها تعمل.
التنسيق يجب أن يطابق الهدف. إذا كان الهدف هو جمع مجتمع محلي معاً، التقوا حضورياً. إذا كان الهدف هو مشاركة المعرفة مع أكبر عدد ممكن من الناس، اذهب أونلاين. إذا كان الهدف هو ربط مجموعتين لن تتقاطعا بخلاف ذلك، قد تكون الهجينة تستحق الجهد.
ابدأ بتنسيق واحد، انظر كيف يسير وعدّل في المرة القادمة. التنسيق هو أداة، وليس فلسفة.
التعليقات