شخص ما يشتري تذكرة يوم الاثنين، ويرسل لك رسالة يوم الخميس يطلب استرجاع أمواله، والآن عليك أن تقرر. يمكنك إرجاع المبلغ كاملاً وتأمل أن يفهموا أنك دفعت بالفعل عربون المكان. أو يمكنك الرفض وتخاطر بشكوى علنية. أو كان يمكنك أن تكتب ثلاث جمل قبل أسبوع كنت ستجعل هذه المحادثة غير ضرورية.
معظم منظمي الفعاليات لا يكتبون قواعد الاسترجاع إلا عندما يحدث أول نزاع. بحلول ذلك الوقت يكون قد فات الأوان لتكون عادلاً مع الجميع. الشخص الذي يطلب استرجاع أمواله سيشعر أنه تم اختياره إذا اخترعت قاعدة على الفور، وستقضي ساعة في صياغة الردود بينما كان يجب أن تكون تحضر الفعالية نفسها.
قرر ما تستطيع تحمله قبل بيع أول تذكرة
سياسة الاسترجاع ليست عن الكرم أو الصرامة. إنها عن معرفة تكاليفك وجدولك الزمني. إذا حجزت قاعة قبل شهرين ودفعت عربوناً، فلا يمكنك تحمل استرجاع كامل المبلغ قبل الفعالية بيوم واحد. إذا كنت تنظم لقاءً شهرياً في حانة بدون تكاليف ثابتة، يمكنك أن تكون أكثر مرونة.
اكتب الموعد النهائي. "استرجاع كامل حتى سبعة أيام قبل الفعالية" واضح. "الاسترجاع حسب تقديرنا" ليس واضحاً. اختر عدد أيام يعطيك وقتاً لتعديل الطعام أو طباعة عدد أقل من بطاقات الأسماء أو إطلاق التذكرة لشخص في قائمة الانتظار. بالنسبة لمعظم الفعاليات الصغيرة، من سبعة إلى أربعة عشر يوماً يعمل بشكل جيد. بالنسبة للمؤتمرات الكبيرة التي تحتوي على مواد مطبوعة، ثلاثون يوماً أكثر منطقية.
قرر ما إذا كنت ستقدم استرجاعات جزئية بعد هذا الموعد النهائي. بعض المنظمين يعيدون نصف سعر التذكرة حتى يومين قبل الفعالية، مع الاحتفاظ بما يكفي لتغطية تكاليفهم الثابتة. آخرون يرسمون خطاً صارماً ويحتفظون بالمبلغ كاملاً بمجرد انقضاء الموعد النهائي. كلا النهجين عادلان إذا شرحتهما مقدماً.
اكتبها بلغة واضحة وضعها حيث ينظر الناس
يجب أن تأخذ سياسة الاسترجاع ثلاث أو أربع جمل قصيرة، وليس ثلاث فقرات من الحشو القانوني. مشترو التذاكر لن يقرأوا جداراً من النصوص، وأنت لا تحتاج واحداً. اذكر الموعد النهائي والطريقة وأي استثناءات.
"استرجاع كامل حتى 14 يوماً قبل الفعالية. بعد ذلك، لا استرجاع. تواصل معنا عبر البريد الإلكتروني مع معرّف معاملتك." هذا يغطي ما يحتاجه معظم الناس.
ضع السياسة على صفحة التذكرة، أسفل أنواع التذاكر مباشرة أو بجانب تعليمات الدفع. إذا ذكرتها فقط في بريد تأكيد، فسيفقدها نصف المشترين. إذا دفنتها في وثيقة شروط الخدمة، فسيفقدها الجميع.
عندما تبيع التذاكر على Anyza Events, يمكنك إضافة سياسة الاسترجاع إلى وصف الفعالية بحيث تظهر قبل أن يدفع أي شخص. لأن المشترين يرسلون الدفع مباشرة إلى محفظتك، فأنت تتعامل مع الاسترجاعات بنفسك—مما يعني أنك تتحكم أيضاً في الجدول الزمني والاستثناءات.
المدفوعات بالعملات المشفرة والاسترجاعات تعمل بشكل مختلف عن معالجات بطاقات الائتمان
مع بطاقة الائتمان، يمكن للمشتري الطعن في الرسوم وقد تعكسها شركة البطاقة دون أن تسأله. مع مدفوعات البيتكوين أو العملات المستقرة، المعاملة نهائية. بمجرد أن يرسل المشتري لك المال، فقط أنت يمكنك إرساله مرة أخرى. هذا يضعك في السيطرة الكاملة، لكنه يعني أيضاً أن سياسة الاسترجاع الخاصة بك هي الحماية الوحيدة التي يملكها المشتري.
هذا هو السبب في أن الوضوح مهم أكثر مما كان سيكون مع منصة تذاكر تقليدية. لا يمكنك الإشارة إلى طرف ثالث والقول إنهم سيتعاملون مع النزاعات. أنت السياسة. إذا طلب منك شخص استرجاع أموال ولم تكتب قواعدك، ستكون المحادثة أطول وأقل متعة مما تحتاج إلى أن تكون.
عندما تصدر استرجاعاً، اطلب عنوان المحفظة وتحقق منه مرتين قبل أن ترسل أي شيء. نفس الرعاية التي تأخذها مع المدفوعات الواردة تنطبق بالعكس. أرسل رسالة تؤكد الاسترجاع بمجرد انتهاؤه، واحتفظ بسجل للمعاملة.
ماذا تفعل بشأن عدم الحضور والإلغاءات في اللحظة الأخيرة
بعض مشتري التذاكر سيختفون دون طلب استرجاع. ببساطة لن يحضروا، ولن تسمع منهم أبداً. سياستك لا تحتاج إلى معالجة هذا—تلك التذاكر مباعة، والمال يبقى معك.
الحالة الأصعب هي الشخص الذي يرسل لك رسالة قبل ساعتين من الفعالية، يعتذر ويطلب استرجاع أمواله. إذا كان الموعد النهائي قبل أسبوع، الإجابة هي لا. لقد أنفقت المال بالفعل أو التزمت بتكاليف بناءً على عدد الحضور. سياسة مكتوبة بشكل جيد تعني أنه يمكنك الرد في جملة واحدة والمضي قدماً.
إذا كنت تريد أن تكون مرناً، فكر في تقديم رصيد نحو فعالية مستقبلية بدلاً من استرجاع نقدي. هذا يعمل بشكل جيد للقاءات متكررة أو منظمي الفعاليات الذين ينظمون عدة فعاليات في السنة. المشتري لا يفقد كل شيء، وأنت لا تفقد الإيرادات. فقط تأكد من أن الرصيد له تاريخ انتهاء صلاحية، وإلا ستكون تتابع الوعود بعد سنة من الآن.
اختبر سياستك مع الفعاليات الأولى
أفضل سياسة استرجاع هي التي يمكنك فعلاً اتباعها. إذا كتبت "استرجاع كامل حتى يومين قبل" ثم دخلت الذعر عندما ألغى ثلاثة أشخاص وكنت قد طلبت الطعام بالفعل لعشرين شخصاً، كانت سياستك فضفاضة جداً. إذا كتبت "لا استرجاع أبداً" ثم شعرت بعدم الارتياح عند قول لا لشخص تم إلغاء رحلته الجوية، كانت سياستك صارمة جداً.
نظم بعض الفعاليات، انظر ما يطلبه الناس، لاحظ أين تتأقفل تكاليفك. اضبط الموعد النهائي أو نسبة الاسترجاع بناءً على ما تتعلمه. يُسمح لك بتغيير السياسة بين الفعاليات—فقط ليس بعد أن اشترى شخص ما تذكرة بموجب القواعد القديمة.
بمجرد أن يكون لديك نسخة تبدو عادلة ومستدامة، التزم بها. الاتساق أكثر قيمة من الكمال. مشترو التذاكر سيثقون بك أكثر إذا رأوا نفس الشروط الواضحة في كل مرة، وستقضي وقتاً أقل في التفاوض.
اكتب سياسة الاسترجاع هذا الأسبوع، حتى لو كانت فعاليتك التالية بعد شهرين. ضعها على الصفحة، اختبرها مع الجولة الأولى من مبيعات التذاكر، واضبطها بمجرد معرفتك بتكاليفك الحقيقية. الساعة التي تقضيها الآن ستوفر لك اثني عشر محادثة محرجة لاحقاً.
التعليقات